Raporlama

3.1.11.RAPORLAMA

Stratejik planın hazırlık ve devam eden aşamasında raporlama yer alır. 
Plan yapım faaliyetleri planlama, programlama ve raporlamaya dayanır.

Raporlamayı şöyle toparlayabiliriz.

  • Konuyla ilgili raporlar 
  • Stratejik plan örnek çalışma raporları 
  • Toplantı raporları 
  • Bilgi ve hazırlık raporları 
  • Özel konu ile ilgili raporlar 
  • İş ve çalışma takvimine göre çalışmaları özetleyen raporlar 
  • Stratejik plan konuları ile ilgili gelen hazırlık raporları 
  • Mevcut durum analizi aşamasında hazırlanan raporlar

Raporlamada dikkat edilecek hususlar şunlardır.

  • Raporlar ne çok kısa ne de gereğinden fazla uzun olmamalı 
  • Raporlar açık ve sade bir üslupla yazılmalı, mahalli dil kullanılmamalı 
  • Raporlar toplantıda tutuluyorsa konuşmalar özet yazılmalı 
  • Raporlar, kâğıt veya bilgisayar ortamında yazılmalı 
  • Raporlar, biçim ve tekniğine uygun hazırlanmalı 
  • Raporlarda giriş, içindekiler, ana metin özet ve sonuç bulunmalı 
  • Raporlar ilgilisine hitaben yazılmalı 
  • Raporlarda genellemelerden kaçınılmalı, konu dışına çıkılmamalı 
  • Rapor, samimi ve iyi niyetle yazılmalı, amaç ve hedef tam olarak verilmeli 
  • Raporlar, bilgi işlem ortamında arşivlenmeli, kullanımı, erişimi kolay 
    olmalı 
  • Stratejik plan yapılırken çalışmalar hakkında raporlar almalıyız. Buna “ara 
    raporlar” denir. Araştırılan konu bitince tamamlanmış rapor ortaya çıkar. 
  • Raporlar yazım tekniğine uygun, akademik yöntemlerle yazılmalıdır.

Kaynakları, ekleri, mutlaka raporda yer almalıdır. Plan hazırlanırken ihtiyaç 
duyulan konularda ilgili veya uzmanlardan rapor istenir. Konu plancı tarafından 
biliniyorsa rapor konusu önceden verilmeli, ona göre metin üretilmelidir.

3.1.11.1.Çalışma Grubu Alan Raporu

Çalışma grupları üzerinde çalıştıkları alanda rapor hazırlar. Rapor son 
şeklini almadan dönem dönem plan yönetimine sunulmalıdır. Alan sektör 
raporları ayrıntılı olmalı, sayısal bilgiler, tablolar, şekiller, açıklayıcı metinler 
yer almalıdır.

Çalışma gruplarının hazırlandıkları raporlar yalnızca planın mevcut durum 
bölümünde kullanılmaz. Planın gelecek tasarımında da kullanılır. O 
nedenle raporlarda geleceğe yönelik çalışmalar da yer almalıdır.

3.1.11.2.Stratejik Alan-Sektör Raporları

Yerel alanda planın belirlendiği stratejik alanlar üzerine çalışma grupları 
çalışarak “alan raporu” hazırlarlar. Alanlar üzerinde çalışma grupları dışında 
çalışmalar da yapılır. Bunlara bakalım.

Kurumların hazırladıkları alan raporları 
Oda-Meslek kuruluşlarının hazırladığı sektör raporları 
Yıllık raporlar 
Durum raporları 
Sektörel faaliyet raporları

STK tarafından hazırlanan sektörle ilgili çeşitli raporlar 
Kalkınma Bakanlığı, TÜİK gibi merkezi kuruluşların yerele yönelik raporları, 
verileri

Üniversite alan raporları, araştırmaları

Plan çalışmaları sırasında yereli ilgilendiren raporlar taranır, kaynak gösterilerek 
alan raporu hazırlanır. Rapor veri-bilgileri, önerileri, gelecek beklentileri 
plana yansıtılır.

3.1.11.3.Araştırma Konu Raporları

Başta inceleme-araştırma çalışmaları olmak üzere bütün eylemlerin sonucunda 
rapor üretilmelidir. Stratejik plan yönetimi de ihtiyaç duyduğu 
her konuda kişi veya kurumlardan rapor ister. Raporlar beklentilere cevap 
vermeli, tekniğine uygun hazırlanmalıdır.

GELİŞİM SORGULAMASI İÇİN DELFİ ANKETİ

Delfi yöntemi bir gelecek sorgulamasıdır. Gelecekteki belirsizlikleri
şimdiden tahmin etmek ve akıl yürütmek için kullanılır. Delfi, önceden
belirlenmiş konular üzerinde ilgili kişilere sorular sorarak cevap arayan,
bunları tekrar ederek ortak karara varan anket yöntemidir.
Yöntemde anket hazırlanıyor, seçilen kişiler cevapları analiz ediliyor.
Sunuluyor ortak akıl bulunana dek anket tekrarlanıyor.
Plan çalışmalarının başında; plan arama konferanslarına katılan paydaşlara
yerelin gelecekte gelişiminin yol ve yöntemleri belirleyecek, gelecekte
olacağı durumun kararları anket şeklinde hazırlanarak sunulur.
Delfi çalışması üç kere farklılaşmış paydaşlara yapılır. Paydaşların
hepsi yerelin geleceğinde söz sahibi akil kişiler olmalıdır. Üçüncü grup
özenle seçilmelidir. Bu grubun akil adam olmasına, temsil yönü bulunmasına,
içinde-mesleğinde yetkin olmasına, görüş, tecrübe ve fikir sahibi
olmasına dikkat edilmelidir.

Delfi tekniği ile yapılan birinci oturuma yaklaşık 200 kişi, ikinci oturama
100 kişi, üçüncü oturuma 50 kişi katılması uygundur. Katılımlar her
üç oturumda da beklenen seviyede gerçekleşmelidir.
Katılımcılar hem ankete katılmalı, hem de beyin fırtınası tekniği ile
her maddeyi bütün yönleriyle tartışmalıdır. Görüş ve fikirleriyle geleceklerini
belirlemeye çalışmalıdır. Ortaya çıkan tablo ortak akıl etrafında
oluşmalıdır.

Plan, delfi yöntemi ile oluşan yerelin gelişim sorgulamasına göre
kurgulanır. Bu sorgulamada tartışmalarla ortaya çıkan nihai sonuç, aynı
zamanda demokratik bir tercih ve karalar dizini oluşturur. Böylece plan
katılımcı anlayışla ve ortak akılla ortaya çıkmış olur.
Yerel gelişim sorgulamasını aşağıdaki temel konular etrafında kararlar
demeti ortaya çıkar.

1. Yerelin gelişim senaryoları
2. Yerelin gelişim öncelikleri
3. Yerelin gelişiminde motor güçleri
4. Yerelin gelişim eksenleri
5. Yerelin gelişimindeki temel kriterler
6. Yerelin gelecekteki yerleşim düzeni