4.3.6.Tartışma

Plan raporu taslak olarak yazıldıktan sonra raporun tartışma ve onay aşamasına gelinir. Burada birbirinden ayrı üç işlem yürütülür. 1. Önce, taslak planı teknik olarak ve bilimsel yönden incelenmesi, düzeltilmesi yapılır. Bu çalışmalar plan ekibi tarafından yürütülür. 2. Tasarı yerel stratejik gelişim planı; plan yönetimi, planlama ekibi, çalışma gruplarının katıldığı toplantı ile değerlendirildikten sonra oluşan son hâli nihai karar verilmek üzere genel arama toplantısına sunulur. 3. Üçüncü ise taslak plan mevzuatın öngördüğü şekilde yerel yönetimin yetkili kurullarında görüşülür. Orda da zorunlu müdahaleler yapılabilir. Tartışılan rapor onaylanarak plana dönüşür.

Tartışma bölümü planın son adımı olduğundan tartışmalara fazla kapılıp başa dönülmemelidir. Zira plan bütün paydaşların katılımı ile oluştuğundan ilave bir katılım veya yeniden görüş almaya fazla ihtiyaç kalmamıştır. Ancak çalışmanın beşeri bir çalışma olduğu düşünülerek varsa eksik, hata yanlış veya boşlukların giderilmesi düzeltilmesi gerekir. Bunun için tartışma bölümü önemlidir.

Plan yönetimi, çalışma takvimine uygun olarak makul bir günde genel arama toplantısına katılan ve planlama sürecinde katılması gerektiği anlaşılan üyeleri (akil adamları) toplantıya çağırır. Toplantı gündemi yazılı olarak iletilir. Bilişim, iletişim yolları üzerinden katılımcılara ulaşılır. Başlangıçta toplanarak plana yön veren, ana iskeleti oluşturan genel arama konferansın benzerinin yapılarak kapanış değerlendirme tartışması için hazırlıkların değerlendirilmesi yapılmalıdır.

Plan tasarısı üzerine bu çalışma teknik, yazımsal, uzmanlık yönü üzerine yapılmalıdır. Planın ana çatısı, kurgusu, oluşturulan gelecek öngörülerinin değerlendirilmesi yapılır. Planın iskeleti ve özüne dokunulmaz. Çünkü yapılan çalışma bilimsel bir çalışmadır. Pek çok veri-bilgi derlenmiş, görüşfikir- öneri işlenmiş, bilimsel teknikler kullanılmış, disiplinli çalışma ile tasarı ortaya konmuştur. Yapılanlar, genel arama toplantısında değerlendirmeye bir hazırlık ve toparlanma şeklinde olmalıdır.

Toplantı sonucu alınan notlar, düzeltilmek üzere yeniden atölye çalışması yapılır. Düzeltmeler plan yönetiminin gözetiminde olur. Planı genel toplantıda sunacak yönetim ve ekibidir. O nedenle planı, her ayrıntısı ile bilmelidir.

Toplantı son hassas toplantıdır. Dengelerin olduğu unutulmamalıdır. Eleştiriye açıktır. Katılanlar plan için verilen emekten de beklentilerine odaklanırlar. Tasarıya kendi dünya görüşleri ile bakarlar. Dolayısı ile uzun, yorucu, içinden çıkılmaz tartışmalara girilebilir.

SONUÇ TOPLANTISI SUNUMU

• Giriş

• Plan ihtiyacı

• Plan kararı

• Plan hikâyesi

• Yol haritası

• Plan süreci

• Çalışma yolyöntemleri

• Çalışma ekipleri

• Katılım

• Yönetişim

• İş birliği, destek, yardımlaşma

• İletişim

• Planlama zorlukları

• Üst yönetim kararlılığı, desteği

• Paydaşların özverisidesteği gibi planlama sürecinde yaşananları özetleyen bir bölüm

Hâlbuki plan tamamlanmış, tasarı görücüye çıkmış, üzerinde son değerlendirmeler yapılmıştır. Bu nedenle son toplantı iyi yönetilmelidir. Herkese açık olmalı, her görüş ve eleştiriye yer verilmeli ancak amacından sapmadan ayrıntılara girmeden üst kararlar üzerinden yürütülmelidir. Genel son arama toplantısı karar toplantısı olduğundan “karar verme teknikleri” kullanılmalıdır. Toplantıyı plan yöneticisi sunmalı, ekibi yardımcı olmalıdır. Toplantıda aşağıdaki yol izlenmelidir.

Toplantı kayıt ile başlamalıdır. Yeterli katılım ve çoğunluğa önem verilmelidir. Plan toplumun bütün kesimlerine hitap ettiğine göre, ilgili paydaş katılımı sağlanmalıdır

Yerel yönetim lideri plan için açılış ve genel değerlendirme konuşması yapmalı. Konuşma, kucaklayıcı, plan uygulama kararlılığı, katılım ve yönetişim ağırlıklı olmalıdır Toplantının ana bölümü olan taslak planın sunumu yönetici ve ekibi tarafından birlikte yapılmalıdır. Taslak plan sunumu olmalıdır. Plan içeriğinde yer alan ana başlıklar sunum başlıkları olarak belirlenmeli, plan akışına uygun olmalıdır

Taslak plan tartışma toplantısında birkaç yol izlemek mümkündür. 1. Plan taslağı baştan sona sunulur. Plan bütünü üzerinde genel değerlendirme yapılır. Soru ve tartışma en sonda yapılır. 2. Planın tartışma ve kabul gerektiren bölümü gelecek tasarımı ve uygulama bölümüdür. Her bölüm sonunda görüş, öneri ve tartışma açılır. 3. Plan taslak metinleri paydaşlara dağıtılır. Planın genel sunumu üzerine söz verilir. Fikir, öneri ve eleştirilir not edilir. Değerlendirmeye alınır. 4. Planın temel bölümleri için grup çalışması yapılır. Ayrılan her grup ilgili bölüm üzerine inceleme ve değerlendirme raporu sunar, tartışır. Yukarıdaki yollardan biri veya birkaçının karması seçilen plan toplantısı yapılır. Plan tartışmaları sonucunda açık oylama yapılır. Kabuller üzerinden plan tasarısı sonlandırılır. Toplantıda görüş ve eleştiriye dair alınan notların değerlendirileceği düzeltmelerin yapılacağı paydaşlara yönetici tarafından aktarılır.

Kapanış konuşmasını yerel yönetim lideri veya plan yöneticisi yapar. İhtiyaç duyulması hâlinde planda emeği geçenler sahneye alınır, tanıtılır, belge verilir. Emeğin karşılığı verilerek topluma planın uygulama kararlılığı ilan edilmiş olur.