4.3.3.Planlamada Kullanilan Yöntemler

Yerel stratejik plan birçok bilimsel disiplinin çalışması sonucu elde edilir. Her bilimsel disiplin birçok tekniği kullanarak çalışmaktadır. Üretilen veriler; karşılaştırma, çapraz sorgu, ikame etme, toplulaştırma, ayrıştırma gibi usullerle doğrulanmaya çalışılır. Çalışmaların sonucunda düzeltmeler ve yenilemeler yapılır, çelişkiler, uyumsuzluklar ortadan kaldırılır. Plan kararları niteliğindeki her çalışma anlamlı hâle getirilerek yerine yerleştirilir. Plan bütünlüğü ve tutarlılığı elde edilir.

Plan araştırmasında kullanılan yöntem ve teknikleri başlıklar hâlinde verelim.

Taramalar

Tarama, kaynağından veri - bilgi elde etmeye, ihtiyaca uygun olanları derlemeye dayanır. Stratejik alan çalışması yapısı itibarıyla ile pek çok yerden, pek çok çeşitli veri -bilgiye ihtiyaç duyar. Bunları tarama yöntemini kullanarak temin eder.

Tarama yönteminde bilinmesi gereken nokta “veri - bilginin nerden alınacağı, nerde bulunacağı” hususudur. Taramadan önce ihtiyaçlar tespit edilir. İhtiyacın alınabileceği / bulunabileceği yerler tespit edilir. Uzmanlar eliyle tarama yapılır. Gerekirse ilgili kurumlardan / yerlerden istenir.

Genel tarama, daha çok kurumlarca üretilen veri - bilgilerin taranmasına dayanır. Veriler sistematik şekilde bulunduğundan kolay ulaşılır. Literatür taraması, daha genel ve araştırmaya yöneliktir. Literatür taraması çok amaçlı, çok yönlü, biraz da serbest yapılır. Elde edilen veri - bilgi sayısallaştırılır, kopyalanır, tıpkıbasımı yapılır. Bilimsel kaynak gösterme usulü ile alıntılar yapılır. Üretim veriler işlenerek plan içinde kullanılır. Tarama yönetimi bir kere yapılarak sonuçlanmaz. Planlama sürecinde her zaman yapılır. Güncelleme, yenileme, yeni bilgi ihtiyaçları için taramalar sürer. Tarama alanları şunlardır.

Görüşmeler

Görüşmeler alan planlamasında olmazsa olmaz tekniklerin başında gelir. Plan, alan o alandaki insanlar için yapılmaktadır. Alanda planın muhatabına yani yararlananlara paydaş denmektedir. Paydaşlar üç şekilde karşımıza çıkmaktadır. Kişiler, ekipler ve kurumlar.

Paydaş görüşmeleri birebir veya toplu görüşme, toplantı, tartışma gibi ortamlarda yapılır. Görüşmelerde yazılı ve görsel dokümanlar üretilir, işlenerek ve değerlendirilerek planlamada kullanılır.

TARAMA ALANLARI

• Genel tarama

• Arşiv tarama

• Harita tarama

• Kurumsal karne tarama

• Envanter tarama

• CBS - KBS taramaları

• Veri-bilgi taramaları

• Kaynak tarama

• Gazete, dergi tarama

• Görsel medya tarama

• Sanal tarama

GÖRÜŞME KAYNAKLARI

Kurumsal Görüşmeler

• Bölge Kurumları

• İl kuruluşları

• İlçe kurum -kuruluşları

• Yerel yönetimler

• Oda meslek kuruluşları

• Birlikler

• Kooperatifler

• STK’lar Paydaş Görüşmeler

• İç Paydaşlar

• Dış Paydaşlar

• Etkileşim paydaşları

• Sosyal Grup Görüşmeleri

• Okul Gençleri

• Üniversite Gençleri

• Kadınlar

• Engelliler

• Sivil Toplum

• Mimar - Mühendisler

• Yazar - Sanatçılar Kişisel Görüşmeler

• Röportajlar

• Uzman Görüşmeler

• Örnek olay incelemeleri

Toplantılar Her planda olduğu gibi stratejik alan planlaması da başlangıç toplantısı ile başlayıp kapanış ve tanıtım toplantısı ile sonuçlanır. Toplantılar planlamanın zeminidir. Plan toplantılarda ortaya çıkarılan, üretilen, veri - bilgi, karar dokümanları planın omurgasını oluşturur. Toplantılar planlama süreci içinde planlanır. Toplantı yönetim ve teknikleri kullanılarak toplantılar yapılır. Toplantıda görsel - yazılı materyaller kullanılır. Her toplantının sonuçları raporlanır. Veri - bilgi - dokümanlar üretilerek planlamada kullanılır. Her toplantının başlangıcında senaryo yönetimi ve sonucunda geri besleme yöntemi kullanılarak değerlendirmeler yapılır. Burada amaç, toplantıların eksiksiz ve hatasız yapılmasıdır. Sonuçların verimli ve tam alınmasıdır. Her toplantının amacına ve planına uygun teknikler kullanılır. Daha doğrusu plan çalışmasında birden çok toplantı yönetim teknikleri kullanılır. Plan sürecinde toplantılar alan ve planlama toplantıları olmak üzere iki temel gruba ayrılarak yürütür. Grup Çalışması Yerel plan yapılırken hazırlık aşamasında oluşturulan yönetim ekibi, planlama ekibi, çalışma grupları, grup çalışması tekniği ile çalışarak kendisinden beklenen görev ve fonksiyonları yerine getirirler. Yerelde stratejik alanlar belirlenir. Her alanın araştırma raporunu hazırlamak üzere lider etrafında çalışma grupları kurulur. Çalışma grupları, planlama teknik ve yöntemlerini kullanarak alanı ile ilgili ara rapor ve nihai rapor hazırlar. Yönetim ve planlama ekibi de planlama sürecinde yol haritasına uygun olarak yönetsel iş ve görevleri yerine getirir. İnceleme - Araştırma Planlama sürecinin her safhasında konular üzerinden inceleme ve araştırmalar yapılır. Planlamada yer alan her konu inceleme ve araştırmaya tabi tutularak hakkında veri ve bilgiler üretilir. Bu açıdan bakıldığında planda mevcut durumdan itibaren eyleme kadar yer alan bütün plan adımların inceleme ve araştırması yapılmalıdır. Burada üretilen rapor ve dokümanlar değerlendirilerek planlamada kullanılır. Plan kapsamında inceleme araştırmalar bireysel ve grup çalışması şeklinde üretilmeye çalışılır. Araştırmaların tabiatı gereği dokümanlar üzerinde yoğunlaşarak sonuçlar alınır. Her inceleme ve araştırma raporlanarak doküman üretilir.

STRATEJİK ALAN TOPLANTILARI

• Eğitim

• Sağlık

• Sosyal hizmet

• Tarım

• Yerel Kalkınma

• Kültür-Turizm

• Ekonomi

• Kentsel Gelişim

• Bilişim

• Teknik altyapı-Ulaşım

• Çevre-Orman

• Yönetim-hizmet

• Yerel Geneli

PLANLAMA TOPLANTILARI

• Yönetim

• Çalışma grupları

• Kurum-Kurluşlar

• Arama

• SWOT

• Eylem Planı

Analizler

Her analiz bir uzmanlık çalışmasına dayanır. Stratejik plan yapılırken veri ve bilgilerin analiz edilmesi, yorumlanması, planın istediği şekle dönüşmesi zorunlu çalışmadır. Bu tür analiz çalışmaları olmazsa plan verileri ve kararları üretilemez. Analiz çalışması veri ve bilgilerin üzerinden yürüyeceğinden planlama sürecinin her aşamasında yapılır. Yapılan analizlerden üretilen çıktılar, planlamanın ilgili bölümlerinde işlenir. Analizler sadece mevcut durum için yapılmaz. Analiz sonuçları gelecek planlamasındaki adımların şekillenmesinde veri olarak kullanılır.

Tanıtım

Tanıtım planlamanın yapımı sırasında kamuoyunu bilgilendirme ve kamuoyu oluşturma faaliyetleri için gerekli çalışmalardır. Plan yapılırken bilişim çağının getirdiği tekniklerden yararlanılır. Bunlar arasında planın sanal dünyada tanıtımı, basın ve medya yoluyla tanıtımı gelmektedir. Tanıtım tamamen iletişim üzerinden yürütülen bir çalışmadır. Günümüzde iletişim sanal dünyada giderek ağırlık kazanmaktadır. Yerel plan çalışmalarında da internet üzerinde tanıtım, veb sitesi gibi araçlar kullanılır. Ayrıca kamuoyunu sürekli bilgilendirmek, kamuoyunun desteğini ve tepkisini almak amacıyla yerelde var olan basın - medya kuruluşları üzerinde tanıtım faaliyetleri yürütülür.

Tanıtım planlamanın hazırlık aşamasından bitiminde kadar her aşamada yapılagelmektedir. Tanıtım sonucu oluşan birikimler planlamada rehber olarak kullanılır ve düzeltmeler yapılarak toplumla uyumlu planın ortaya çıkarılmasına çalışılır. Plan yapım aşamalarında genel tanıtım araçları yanında yerele özgü tanıtım araçları kullanırız.

Yazışmalar

Yerel stratejik gelişim planı yapma mevzuat gereği veya ihtiyaç olarak ortaya çıktıktan sonra bunu yerel yönetimin yapması tabidir. Yerel yönetimce yetkili, ilgili kurum - kuruluşlara plan yapımı çağrı yazısı yazılır. Çağrı üzerine “ortak” diye tabir edilen plan yapacak taraflar bir araya gelerek “plan yapım sözleşmesi” hazırlanır.

Plan bürosu kurulduktan sonra sürekli ve sistemli yazışmalarla planlama süreci yönetilir. Yazışmalar sonucu her türlü veri - bilgi - belge derlenerek değerlendirilmiş ve planda kullanılmıştır.

Yazışma yöntemi, etkin, verimli, planlı, zamanlı yapıldığı ve izleme sistemi ile takip edildiğinde başarılı sonuçlar veren bir yöntemdir. Her yazı ile gelen veri - bilgi - belgeler analiz edilerek ilgili yerine/yerlerine kullanılmak

üzere veri tabanı oluşur. Veri kaynağı olan yerlerden sürekli bilgiler alınır. Bu akış veriyi derli toplu hâle getirmeyi ve güncel kullanmayı sağlar. Böylelikle plan güncel yenilenebilir bilgiler kullanır. Yazışma alanları şunlardır.

  • İç yazışmalar
  • Dış Kurumlar ile yazışmalar
  • Paydaşlar ile yazışmalar
  • Çevre ile yazışmalar
  • Kişisel yazışmalar
  • Raporlamalar

Stratejik plan çalışmaları sonuç itibarıyla bilgi-belgeye dayanır. Planda yer alan her veri önceden üzerinde çalışılmış, derleme-inceleme-araştırma yapılmış çalışmalardır. Bunlarda bir konu bütünlüğü veya başlığı altında toparlanır. Buna raporlama diyoruz.

Her konu, plana girmeden önce rapor şeklinde hazırlanır. Raporda ayrıntılı bilgi, belge, tablo, şekiller, anlatımlar yer alır. Plan çalışmasında bunlardan ihtiyaç duyulanlar ayıklanarak alınır. Plan diline çevrilerek plan içinde kullanılır.

Anketler

Anketler planlamada kullanılan vazgeçilmez yöntemdir. Diyebiliriz ki anket olmadan planlama yapılamaz. Anketler ile amaca uygun veri-bilgi rahatlıkla derlenir. Anket uzmanlık çalışmasını gerektirir. Sosyal bilimler dalında anket eğitimi almış kişiler eliyle yapılması, yönetilmesi gerekir. Anket için ön hazırlık yapılmalıdır. Hangi konuda, alanda anket yapılacaksa literatür taraması ve benzer çalışmalar yapılmalıdır. Hazırlık dokümanları üretildikten sonra ihtiyaçlarımız, beklentimiz, amacımız ortaya konmalıdır. Veriler ışığında anket metinleri, dökümleri hazırlanır. Hazırlık yetmez. Anketlerin sahada uygulanmasına sıra gelir. Anketler organizasyon kurularak, ekip oluşturularak sahada uygulanır. Sahada üretilen veriler, teknik ve program yardımıyla analiz edilerek raporlara dönüştürülür. İletişim teknolojileri kullanılarak anketler sayısal ortamda yapılmalıdır. Program kullanılarak veriler kısa sürede bilgiye dönüşmüş, raporlaşmış olarak ortaya çıkarılır.

Anket konusu, ilgili bölümde ayrıntılı verilmektedir. Gezi-İnceleme Ziyaretler

Yerel stratejik planların alan üzerinde yapıldığını biliyoruz. Alan işleyen bir planlama çalışmasında gezi-inceleme-ziyaretler kaçınılmaz olur. Yerinde gözlenmeden, veriler derlenmeden masa başı çalışma klasik olmaktan

öteye geçemez. Öyle olunca sahaya inmek planın gerçekçiliği için gereklidir. Gezi-inceleme-ziyaret gibi faaliyetler hangi amaç için, ne zaman, nasıl, hangi usulde, kim tarafından yapılacaksa önceden planlanmalıdır. Planlama süreci boyunca faaliyetler yapılabilir. Gezi vb. faaliyetler sonucu elde edilen dokümanlar üzerinde çalışılarak, işlenerek veri-bilgiye dönüşür. İhtiyaç duyulan yere, ilgili konusuna göre kaynak gösterilerek kullanılır. Saha Araştırmaları Yerel stratejik plan yapılırken sahada var olan verilerin plana yansıması için yerinde araştırmalar yapılır. Belli bir coğrafya üzerinde belli konularda inceleme-araştırma vb. teknikler kullanılarak yapılan faaliyetlere saha araştırmaları diyoruz. Saha araştırmaları, önceden belirlenen konularda yerelde ayrıntılı çalışmayı gerektirir. Uzmanlar tarafından yapılır. Gerekirse sahada üretilen veriler diğer bilgiler ve araştırmalarla desteklenerek raporlara dönüştürülür. Mesela bir bölgedeki doğal, sosyal, kültürel, ekonomik durumu araştırma bu gruba girer.

Veri-Bilgi Yönetimi

Veri-bilgi yönetimi usulleri de araştırma yöntemidir. Veri tabanları, yönetim bilgi sistemleri, bilgi yönetim sistemleri kullanılarak veri-bilgi üretilir ve planlamada değerlendirilir.

Veri-bilgi üzerine ilgili bölümde detaylı çalışıldığından oraya bakılması yararlı olur. Bilişim teknolojileri, planlama çalışmalarının en kullanılışlı, vazgeçilmez aracı haline gelmiştir. Planlama eğitimleri sırasında bilişimden yararlanma eğitimleri de verilmelidir.

Basın-Medya Yöntemi

Basın medya gerçek ve sanal hâliyle her alanda olduğu gibi, stratejik plan yapımında da etkili bir araçtır. Doğru ve yerinde kullanıldığında plan için etkili yöntem hâline gelir. Basın-Medya çok yönlü çalışır. Planlamada da bu yönlerin hepsinden yararlanılmalıdır.

Stratejik plan halkın istek ve talepleri üzerine oturur. Alanın planlamasına çalışır. Hedef kitlesi insandır. Belirlenen hedef kitleye (paydaşlara) ulaşabilmek için en etkili iletişim, işbirliği, koordinasyon, etkileşim, bilgi-veri alışverişi basın-medya üzerinden yapılır.