4.2.20.Performans Planı

Performans planı eylem planının yıllık uygulama planıdır. Yıllık plan uygulaması olduğundan bütçe, kaynak ve imkânlar ile denkleştirilerek hazırlanır. Bir yönüyle plan, bir yönüyle bütçe programıdır. Genellikle uzun dönemli bütçe planlaması ile karıştırılır. Performans planı eylem planından, o da stratejik plandan beslendiğinden bütçe planlamasına öz ve şekil yönünden benzemez.

Performans planı veya programının kamuda mevzuat gereği uygulanması zorunlu hâle getirilmiştir. Bu yönüyle standart şekle sokulmaktadır. Ancak yerel yönetimlerde performans planı standardı henüz yoktur. Dolayısı ile stratejik plana bağlı olarak yıllık hazırlanır ve uygulanır. Yerel yönetim stratejik planının “performans planı”nı ikiye ayırarak incelemek yerinde olur. Başka bir deyişle performans planına iki açıdan bakmalıyız.

  1. Stratejik planı kapsamında yerelde gerçekleşen iş ve faaliyetlerin performansı, bu kapsama girer. Plan amaç hedef stratejileri eyleme dökülerek uygulanırken yalnızca yerel yönetim kaynaklarına dayanmaz. Yerelin imkân-kaynak-potansiyellerini harekete geçirmeyi amaçladığına göre, bunu uygulamaya dökerken gerçekleşen performansa bakılır. Bu da yerelin genel anlamda performansıdır. Bütünlük içinde ele alınır, izlenir, değerlendirilir. Yerelin ana performansı yıllık ortaya konur. (Mesela, yerel yönetim misafirhane yaptırırken, kendisi yapmasa da turizm açısından yatak kapasitesinin artışını da yerelin performansı olarak görmelidir).

Olaya başka açıdan da yaklaşabiliriz. Yerelde gelişme adına ne yapılıyorsa, katma değer artışı, üretim, girdi olarak ne hareket varsa bunların kendi içinde gerçekleşmeleri sahibini ilgilendirse de bütün olarak bakıldığında yereli ilgilendirir. Yerelin sahibi olan yerel yönetim de bunu performans planı ölçütlerinde hazırlamalı, izlemeli ve değerlendirmelidir. Yereldeki aktivitelere bütün olarak bakılırken planla ilgisi ve bağlantısı

mutlaka kurulmalıdır. Planın amaç-hedef-stratejilerine uygun veriler tablolaştırılmalı ve performans yöntemleriyle izlenmelidir. Böylesi izleme yerelin kaynak ve potansiyellerinin performansı izleme ve değerlendirme durumudur. 2. Yerel Yöntemin Performans Planı Stratejik plana doğrudan bağlı uygulamalar, yerel yönetimin performans planı ile gerçekleşir. Sözünü ettiğimiz performans planı iç içe geçmiş kısımlardan oluşur.

Performans Göstergeleri

Önceki bölümde işlendiği gibi, performans göstergeleri bir iş veya faaliyetin birim bazda ölçen ölçütlerini önceden belirleme çalışmasıdır. Performans göstergeleri ve ölçüleri olmadan ölçüm yapılamaz, değerlendirmede bulunamaz. Bu nedenle göstergeler performans planının temel eksenidir.

Yıllık Performans Programı

Yıllık performans programı, yerel yönetimin hizmet ve faaliyetlerini performans başlığı altında bütüncül olarak değerlendiren sisteme verilen isimdir. Yönetimlerin uyguladıkları yıllık yatırım ve faaliyet programına benzer. Ama ondan daha kapsamlı, anlamlı ve çok yönlüdür.

Performans programı, planlama tekniğiyle hazırlandığından dolayı buna performans planı da denilmektedir. Plan disiplini ile hazırlanır. Tamamen teknik çalışmalara dayanır. Sürekli izleme, ölçme ve değerlendirmeler yapılır. Sapmalara müdahale edilir, önlemler alınır.

Stratejik planlama uygulanmasına ilişkin yönetmelik (md. 16)e göre, performans programları stratejik planların yıllık uygulama dilimlerini oluşturur. Performans programları, stratejik planlara uygun olarak usul ve esaslara göre yapılır. Performans programı diğer deyişle yıla yansıyan stratejik plan hazırlanırken aşağıdaki hususlara uyulmalıdır. Stratejik plan disiplini ve tekniği uygulanmalıdır

Ekip çalışması yapılmalıdır Uzmanlardan, tecrübelerden yararlanmalıdır Bilgi teknolojileri, bilgi sistemleri ve programları kullanılmalıdır Sürekli yapılması gereken bir faaliyet olduğundan izleme, ölçme, değerlendirme ve raporlaması kurum içinde strateji birimince yapılmalıdır. Mümkünse bağımsız birim tarafından dışardan yapılmalıdır Programda yer alan ifadeler, metinler açık, sade ve anlaşılır olmalıdır Çizelgeler, grafikler, tablolar açık olmalıdır Rakamlar gerçekçi yazılmalı, karşılaştırma yapılabilmelidir Program bilgi işlem ortamında takip edilmelidir Program yönetimin sitesinde ilan edilmelidir Sapmalar ve ölçümler sürekli izlenmeli, dönemsel raporlarla düzeltmelere gidilmelidir Bütçe

Program bütçe ile yapılacak projelerin ve faaliyetlerin kaynakları önceden tespit edilir. Stratejik planın önceliklerine göre ortaya konan faaliyetler ve projeler alternatifleri arasından ayıklanır, maliyetleri çıkarılır.

Program bütçe aşağıdaki faydaları sağlar. Bütçenin hazırlanmasına yardım eder Alternatifler arasından seçimi kolaylaştırır Sabit bir fikirde (proje-faaliyet) kalmayı önler Kaynakların etkin, verimli kullanımını sağlar Politika ve siyasi tercihlerle uyumunu kolaylaştırır Hizmet ve faaliyetleri ölçülebilir kılar Performans ölçme ve değerlendirmeyi sağlar Proje ve faaliyetlerin hızlı, verimli, etkin yapılmasını sağlar Stratejik kararların alınmasına yardımcı olur Uygulanabilir proje-faaliyet otaya çıkar Bütçeye performans getirir Yönetimde keyfiliği ve kayırmayı ortadan kaldırır Maliyetlendirmeye iki şekilde yaklaşmalıyız. Birincisi, kaynakların bütçeye aktarılan kadarıyla faaliyet ve proje yapmak İkincisi, plan önceliklerine göre hazırlanan faaliyet ve projeye koyarak temin etmek

Bilindiği gibi stratejik plan uzun dönemli bütçe programı değildir. Bu hataya düşülmemelidir. Yereli harekete geçirmek için yola çıkan plan her türlü kaynağı, potansiyeli, girişimi, iş birliğini, birlikteliği, yardımı ve desteği harekete geçirir. Planın sözünü ettiğimiz kesimlerle birlikte yapılması, sahibinin yerel sivil toplum olduğunu gösterir.

Bütçe hazırlamanın tahminlere, rakamlara, seçimlere, kararlara, kabullere dayanan zor bir yol olduğu baştan kabul etmeliyiz. Bütçe, yerel yönetimin bir gelirlerinin ve giderlerinin tablolar hâlinde gösterilmesidir. Bütçe yönetimlerin planına varlık sebebidir. Onunla hizmet sunarlar, yaşarlar. Kaynaklar, ihtiyaçlar, talepler ve politikalar bütçeyi şekillendirir.

Yerel yönetimlerde denk bütçe esastır. Bir yıl içinde elde edilen gelirlerin 

aynı yıl içinde harcanmasını esas alır. Ancak yılları kapsayan hizmetlerden ve yatırımlardan dolayı borçlanma ve kredilenme yoluna gidilmektedir. Dolayısı ile bütçe denkliği sağlanamamaktadır.

Ama kâğıt üzerinde gelirler, giderler eşitliği ve denkliği gösterilir. Stratejik planlanma, program bütçeyi getirmektedir. Program, bütçeyi yeterli görmeyerek performans esaslı bütçe sistemine geçmektedir. Temel amaç; gelir-ödenek, gider-harcama ikili sistemlerini program kapsamında hızlı, etkin, verimli kullanarak en fazla faydanın gerçekleşmesini sağlamaktır, yüzde yüz gerçekleşmeye ulaşmaktır.

Program bütçe ile yapılacak bütün faaliyetler ve projeler, ödenekleri karşılarına konmak suretiyle hazırlanır. Bütçe, programlanan işleme ait olduğundan, yönetiminin keyfi kararlarını, harcamalarını ortadan kaldırır. Yönetime disiplin getirir.

Stratejik planlama yapımı ile beraber performans esaslı bütçeleme sistemi de getirilmiştir. Yeni bütçeleme sisteminin amacı, amaçlar ve hedefler ile uyumlu performans hedefleri oluşturmak, bu hedefler belirlenirken bütçe imkânını göz önünde bulundurmak, hedeflerin harcama birimleriyle bağlantılarını kurmaktır. Program bütçede kaynak problemi çok önemli yer tutmaktadır. Stratejik planın başarısını, kaynak kullanımından aldığı kabul edilmektedir.

Performans Ölçümü

Performans vizyonu ışığında misyonu etrafında ortaya koyduğu amaçlara ulaşabilmek için belirlenen hedeflerin uygulanması sırasında karşılaşılan uygulama ölçümüdür. Her hedefin gerçekleşmesini sağlayacak stratejilerin önceden belirlenerek performans kriterlerine göre ölçülmesi ve izlenmesindir.

Eylem planında yer alan stratejiler ve eylemlerin performans ölçütlerine göre dönemsel ve yıllık olarak ölçülmesine dayanır. Her yılsonunda uygulamaya konulan eylemleri gerçekleşmesi ve sapmaları ölçülür, başarı başarısızlık değerlendirmesi yapılır, geri besleme yolu ile daha etkin verimli sonuçlar alınmasına çalışılır. Bağımsız birimler her eylemin uygulaması aşamasında performans ölçüsü belirlenmeli, bu sisteme göre sonuçlar gözden geçirilmelidir.

Performans İzleme-Değerlendirme

Stratejik planı bütün olarak izleme-değerlendirme ile performans izleme-değerlendirmeyi birbirinden ayırmak gerekir. Performans izleme, performans planının gerçekleşmeleri üzerinden yapılır. Uygulamada hedeflere ulaşım, sapmalar, başarı-başarısızlık önceden belirlenen ölçütler ışığında ölçülerek izlenir ve değerlendirilir.

Performans izleme değerlendirme teknik, uzmanlık çalışması ister. Önceden belirlenen program ve sistemler üzerinden rakamsal ölçümler yapılır. Veriler analiz edilir. Durum tabloları ortaya çıkarılır. Birim, kurum, iş, faaliyet veya konu bazında sonuçlar tespit edilir. Elde edilen çıktılar üzerinden değerlendirme raporları alınır. Yönetim bunlar üzerinden tedbir ve kararlar alır.

Performans planın gücü ve canlılığı uygulanmasından ileri gelir. Plan, hazırlık, uygulama, ölçüm, izleme-değerlendirme süreçlerini kapsar. Performans planı stratejik planının başarı ölçüsüdür.