4.2.19.Eylem Planı

Eylem planı, stratejik planın son adımıdır. Silaha benzetilerek planın “ateşleme noktası” denmektedir. Tıpkı bir avcı gibi gerekli hazırlık ve donanımlar yapılmış, amaç ortaya konmuş, hedef gözlenmiş ve belirlenmiş, sıra “ateş açmaya” gelmiştir. Eylem planı da odur.

Başka şekilde söylersek eylem planı, hedefe ulaşmak için atılan adımlardır. Kimi planlamalarda eylemlere “adımlar” denmektedir. Plan bütün yönleriyle hazırlanmış, donanmış, sıra hedefe doğru adımlar atmaya gelmiştir. Eylem planı odur.

Anlaşılıyor ki eylem planı olmadan stratejik plan, kitaplık raflarını süsleyen kitap olmadan öteye geçemez. Eylem planı stratejik planın uygulama yönüdür.

Eyleme en basit hâliyle stratejinin uygulanması denir. Strateji süreci, stratejinin oluşumu, uygulanması ve kontrolüne dayanır. Eylem stratejinin hayat alanıdır.

Eylem planı gelecek planlamasının ayrılmaz bir parçasıdır. Gelecek tasarımında son nokta eylem planıdır. Yani plan üzerine yapılan bunca çalışmalar eylem planı ile hayat bulur. Eylem planı hazırlama konusunda farklı çalışmalar yapılmaktadır. Eylem planının bir standart şekli bulunmamaktadır. Eylemi anlatan metin, onu yapacak birim ve süre sabit olmakla beraber farklı eylem planı tabloları hazırlanmaktadır.

Eylem planına yüklenen “eylemler” stratejinin ta kendisidir. Strateji yerine “eylem”, “adımlar” gibi kavramlar da kullanılmaktadır. Yazılan eylem metni, uygulama adımları olan (proje, yatırım, faaliyet, etkinlik, kampanya gibi) ait bölümlere ayrılmaz ise açıklamaya muhtaç hâle gelir. Planda sadece “strateji cümlesi” yazılması yeterli olmaz. Planın nihai hedefini de açıklayamaz. O yüzden strateji mutlaka eyleme dönüşmelidir. Strateji ile bağlantılı eylem planı hazırlanmalıdır.

Eylem planına yukarıdan değil aşağıdan bakmalıyız. Yani eylemden başlayan sorular sormalıyız. Eylemler ilgili hedeflere ulaşmada yeterli mi? Eylemler başarıyla (büyük oranda) uygulama gücüne sahip mi? Eylemler hedef ile tam örtüşüyor, karşılıyor mu? Eylemler, alternatif çözümler kucaklıyor mu?

Eylem planı hazırlarken bir temel zorlukla karşılaşırız. Bu zorluk plana tuzak olur. O da eylemin uygulanabilirliği yönüdür. Temel soru şudur? Stratejik planın stratejilerine uyan dönemsel (5 yıllık) eylemler mi hazırlanmalı? Yoksa onun yerine yıllık performans programları ile yetinmeli miyiz?

Eylem planı, stratejik plan ile tutarlılık gösterecekse, dönemsel eylem planı hazırlanmalı. Buna “çerçeve eylem planı” diyoruz. Evrensel stratejik planlarda uyumlu ve bağımlı, çerçeve eylem planları hazırlanmakta, güncelliği performans planına bırakmaktadır. Doğru olan da budur. Çerçeve eylem planı aşağıdaki hususları kapsar. Amaç ve hedeflerle bağlantılı ve onların çerçevesinde kalmalıdır. Sınırları aşmamalıdır

Kaynağa doğru gidersek sorunun çözümünü hayata geçirmelidir. Çözümü yansıtmalıdır

Amaç-hedef uygulamasına yönelik ucu açık olmalı, yıllara sarkan uygulamalar içermelidir

Eylemin gerçekleşme şekli, kurum koordinasyon, kaynak uygulama süresi gibi temel adımları göstermelidir Eylem birden fazla alternatif içeriyorsa bunlar açık, net ifade edilmeli, birbirleriyle çelişmemelidir Eylemin gerçekleşme vurgusu öne çıkarılmalıdır. Onu gerçekleştirecek amaç, yöntem mutlaka belirtilmelidir (proje, yatırım, faaliyet, etkinlik vb.)

Eylemi uygulayıcı birimlerin kapasitesi ile uyumlu olmalıdır Eylem, performans göstergesi ile uyumlu, ölçülebilir ve somut olmalıdır Eylem yoruma ve tartışmaya mahal bırakmayacak şekilde somut olmalıdır Birden fazla stratejiye bağlı eylemler oluşturulurken öncelik ve öneme uyulmalıdır

Yerel alanda uygulamaları tam görebilmek için planların taranması ve analiz edilmesi yetmez. Uygulamaya bakılması gerekir. Uygulamayı da bize eylem planları verir.

Çoğu planlarda ‘’eylem planı‘’ bölümü yer almaz. Bunlar bağımsız bölüm hâlinde verilmeyebilir. Kimi planlarda performans planı içinde, kimi planlarda plan raporu içinde serpiştirilmiş hâlde yer alır. Önemli olan onları ayıklamak, uygulama yönüne bakmaktır.

Eylem, stratejik planın nihai yüzüdür. Kalkınma planlarındaki yönetici özetlerine benzer, plan uygulamalarında amaç-hedef stratejilerinin uygulanmasını gösteren beş yıllık dönemi kapsayan tablodur. Eylem planında ortaya konan amaçlara ulaşmak için, hedeflenen faaliyetlerin yıllık bazda gerçekleşmelerini gösteren bilgiler, eylem planı tablosunda gösterilir.

Eylem planı aşağıdaki yönlerden stratejik planı kolayca algılamamızı sağlar. Eylem planında faaliyetler madde madde yazılır Eylemin gerçekleşmesi projeye bağlı ise karşılığında yapılacak proje yazılır

Eylem planında kararların gerçekleşme süreleri yazılır Eylemin sektörü, ilgili kurumu yazılır. Böylece birim performans programına altlık hazırlanmış olur Eylem planında faaliyet ve projelere yer verilir. Ayrıntılar yıllık programlara bırakılır

Eylem planı sonuç olduğundan değiştirilmez. Ancak plan yenileme durumunda değişir Eylem planı beş yıllık yatırım, bütçe programı değildir. Öyle de anılmamalıdır Stratejik planın somutlaşmış yüzüdür Eylem planına bakarak stratejik plan tam anlaşılmaz. Planda eylem dışında mesaj ve kararlar bulunur Eylem planında sadece rakamsal bilgiler bulunmaz. Plan aynı zamanda yol göstericidir Eylem planında kaynak gösterilmez, kaynak-bütçe kullanımı yıllık performans programına bırakılır

Eylem planı yıllık performans programı ve performans bütçesine rehber niteliğindedir Eylem planı stratejik planın parçasıdır. Ondan ayrı düşünülemez ve değerlendirilemez

Eylem planı yapımı teknik çalışmadır. Amaç-hedef-stratejide karşılığı olmayan eylem yazılamaz. Daha doğrusu bunların bir tabloda toparlanmış hâli sayılır. Beş yıllık ve yıllık olarak yapılır.

Eylem planı genellikle planın uygulama bölümünde gösterilmektedir. Ancak Eylem planı, ana planın bir parçasıdır. Plan tasarımı içinde işlenmelidir.

EYLEM PLANI NASIL HAZIRLANIR?

Eylem planı hazırlama stratejik planın en zor ve karmaşık tarafıdır. Eylem planı hazırlama tecrübe ve uzmanlık gerektirir. Planın uygulama tarafı olduğundan uygulayıcılara, paydaşlara en çok lazım olan bölüm, eylem planı bölümüdür. O yüzden ayrı bir kitap halinde yazılması tercih edilmektedir. 

Eylem planı hazırlanırken aşağıdaki adımlar atmalıyız.

  1. 2. Eylem planın ‘’ eylem ‘’ dediğimiz metni plan tablosunda proje, yatırım, faaliyet, etkinlik gibi alt bölümlere ayrılır. 4. Proje analizlerinde elde edilen sonuçlar eyleme alınır. Ayrıca proje havuzundan yararlanılır. 5. Yatırım analizlerinde henüz devam edenler işlenir. Yatırım etütleri ortaya konur. Hepsi ilgili yatırım maddesiyle karşılaştırması yapılır. Devam edenler eklenir. 6. Faaliyet süreli veya ucu açık olabilir. Faaliyet ile hizmette karıştırılmamalıdır. Hizmet kurumsal çalışmalar ile ortaya çıkar. Yapılması zorunludur. 7. Etkinlik bir eylem türüdür. Sınırlı ve sürelidir. Faaliyet ile karıştırılmamalıdır. Kampanya eylemi etkinlik olarak görülmelidir. 8. Eylemin alt başlıklara ayrılarak tabloda gösterilmesi (yazılması) o eylemi yapacak kurumun görev ve sorumluluklarına denk geleceği için doğru seçim yapılmış olur. Koordinasyonda bulunacak kurumlar isabetli seçilir. 9. Eylemi hangi kurum yapacak ise, izleme ve koordinasyonu aynı kurum yapmalıdır. Yerel yönetimin kapasitesi elveriyorsa, bağımsız stratejik yönetim birimi oluşmuş ise izlemeyi strateji birimi yapmalıdır. 10. Eylem planı zaman dilimi zor karar verilen bir çalışmadır. Yerel yönetimin imkân, kaynak ve potansiyelleri ışığında bakılmalıdır. 13. Eylem yerel yönetim gerçekleri, ihtiyaçları karşılama, mevzuata uygunluk, uygulanabilirlik, kaynaklarla karşılana bilirlik gibi temel kriterlerle uyumlu olmalıdır. 15. Her eylem konusunun karşılığı olan faaliyet yazılmalıdır.

EYLEM PLANI UYGULAMA YÖNÜ

Eylem planları, kurumlar arası işbirliğini geliştirir araştırma, üretme güdüsünü canlı tutarak bu yönde en doğru kararların alınmasına yöneltir, kurumların etkinliğini artırır, en uygun stratejilerin değerlendirilmesi ve seçilmesini sağlar.

Yerel yönetimlerde eylem planı üç aşamalı olmalıdır.

  1. Seçilmiş başkan ve organın birinci yılda yapacağı onarım ve adap-te çalışmalarını kapsar. Günlük hayata yönelir. Gelecek zamanın faaliyet ve projelerini hazırlar. Stratejik planın iki yıllık performans programı uygulanır. 2. Gelişim Eylem Planı (5 Yıllık) Seçilmiş başkan ve organını beş yıllık stratejik planını kap-sar. Vizyon ve misyondan hareketle kaynak ve potansiyelleri harekete geçirir. Amaca yönelik etkin ve verimli kullanır. Sonuçları ölçer, düzelt-meler, yenilemeler yapar. Katılımı sağlar. Yereli harekete geçirir. 3. Vizyon Eylem Planı (2023) Türkiye devletiyle, kamu ve kuruluşlarıyla vizyon açılımı olarak Cumhuriyetin kuruluşunun 100 yılını görmektedir. Gelişimini 2023’e odaklamaktadır. Yerel yönetimlerde gelecek dönem stratejik planlara yol haritası niteliğinde uzun dönemli gelişim planlaması yapabilir. Bunu ulusal planlama ve kalkınma planları çerçevesinde yerine getirir.

Uzun dönem gelecek planlaması yerel yönetimlerin “Fidan dik, meyvesi oğlana yetişmezse de torun yesin” atasözümüzün bakışını amaçlar.

Stratejik Gelişim Planları kalkınma planı ekseninde yapıldığından plana denk gelen dönemler olan, 2014 – 2019 ikinci dönem, 2019 – 2023 üçüncü dönem şeklinde kademelidir. Yerel eylemlerde, klasik anlamda kısa, orta ve uzun olarak da anlaşılan kademeler oluşturulurken stratejik plana bağlı eylem planı kesintisiz bir süreç olduğundan uygulama aksamadan devam etmelidir.