4.1.7.Kurumsal Analiz

Stratejik plan kurumlar eliyle yapılan, özü itibarıyla kurumsal bir plandır. Çünkü planı uygulayacak yerel yönetim kurumudur. Dolayısı ile plana motor görevi yapacak kurumu tanımak gerekir. Genel anlamda yapılan kurum analizleri burada da yapılır. Kurum aşağıdaki yönlerden analiz yapılır.

  1. 2. Kurumsal karne analizi 3. Kurum süreçleri analizi 4. Kurum kültürü analizi 5. Kurum varlıkları, kaynak ve potansiyel analizi 6. Kurumsal memnuniyet analizi 7. Kurum mevzuatı analizi

Stratejik plan çoğunlukla kurum-kuruluşların çalışma, veri-bilgileri üzerine kurulur. Önce planın muhatap olduğu kurum-kuruluşlar tespit edilir, sonra alınacak veriler planlanır. Kurumsal konumu da üçe ayırırız.

Yerel Yönetim Kurumları. Plan yapan yerel yönetimin kurumlarını üç çember içinde incelemeliyiz.

Çemberin merkezinde planı yapan ana kurum (İl Özel idaresi, Büyükşehir veya il Belediyesi, ilçe Belediyesi gibi) Planı yapan ana kuruma bağlı kurumlar (İSKİ gibi) Planı yapan ana kurumla ilişkili diğer kurumlar Bunlar planın merkezinde olan kurumlardır. Her yönüyle planı etkilerler. Veri-bilgileri plan için önemlidir.

Yerel Yönetim Dışındaki Kurumlar. Yerel yönetim çemberi dışında ama yerel alana hizmet eden, görev ve sorumluluğu olan kurumlar. Sözü edilen grup yereldeki bütün kurum kuruluşları kapsar. Yerele etki, katkı öncemine göre seçilmeli ve önceliklendirilmelidir.

  • Kamu kurum-kuruluşları
  • Oda-Meslek kuruluşları
  • Sivil toplum kuruluşları
  • Özel sektör kuruluşları

Bu kurumların veri-bilgileri, kurum görüşleri, anket, kurumsal karne üzerinden alınır.

Yerele Hizmet Eden Dış Kurumlar. Yerel yönetim alanında bulunmayan, ama bu alana hizmet eden kurum-kuruluşların veri-bilgileri plan için gereklidir.

  • İl-ilçe dışında bulunan kurumlar
  • Bölge kurumları
  • Merkezden yerele hizmet sunan kurumlar
  • Yabancı kuruluşlar

İlgili kurumlardan kurumsal karne yönteminden yararlanılarak ne isteneceği planlanarak alınır ve değerlendirilir.

Görüldüğü gibi yerel çember dışında kalan kurum-kuruluşlardan veribilgi istenir. Bunların içyapıları, işleyişleri plan için çok gerekli değildir. Kurumsal analiz yerel idarenin kendisini tanıma faaliyetidir. Kendi gücünü, kapasitesini, yeteneklerini, varlıklarını, süreçlerini bilmeden yapılan stratejik plan temellerinden yoksun olur. Kurumsal analizi kurum içi ve kurum dışı olarak ayırmak yerinde olur. Kurumun yapısı, görevi ve işleyişini inceleyen analiz, kurum içi analiz sayılır. Kurum dışı analiz, kurumsal çevredeki kuruluşları ve ilişkilerini ele alır.

Yerel yönetim iç kurumlarına dört pencere açarak analiz yapmalıyız. Analize geçmeden önce bir çalışma notu hatırlatalım. İç kurumlar yerel yönetimin hiyerarşik yapısı içinde ayrı ayrı incelenir. Ancak konu bütünlüğünü bozmamak için kurumları ilgilendiren ortak tespitler ve analizler de yapılır. Mesela süreç analizine bütün kurumları kapsayacak şekilde bakılabilir.

Kurumsal Yapısal Analiz

Yerel yönetimdeki kurumların yapıları, kuruluşları, örgütlenmeleri, konumları, kapasiteleri, donanımları analiz edilir. Veri-bilgilere dayalı öz metinler yazılır. Şema, grafik, tablo ile anlatım sağlanır. Yapısal durum, uzun, ayrıntılı karmaşık anlatılmamalıdır. Okuyucunun anlayacağı düzeyde verilmelidir. Veri-bilgilerde TÜİK ölçütleri kullanılmalıdır.

Kurumsal Karne Analizi

Kurumsal karne tıpkı bir öğrencinin okulda gördüğü derslerin, performansların karnede görüldüğü hâlinin kurumlarda uygulanması şeklidir. Kurumsal karne, kurumun içyapısını, sistemini, işleyişini gören analiz eden bir sistem çalışmasıdır. Bu yöntemle kuruma bütün olarak bakılır. Plan yapılırken de kurumsal karne sistemiyle kurumda ne var ne yok ortaya konur, plan için gerekli olanlar veri-bilgi olarak alınır, kullanılır. Kurumsal karne (kurumsal cevap) analizinde önce karne dokümanları ile ilgili tablolar, formlar oluşturulur. Yerel yönetim kurumlarından bunların hazırlanması istenir. Hazır olanlar olduğu gibi alınır. Kurumsal karne çalışması her kurum düzeyinde yapılabilecek çalışmadır. Ancak veri-bilgilerin oluşturulması için eğitim verilebilir. Kurumsal karne analizi yapılırken bilgi yönetim teknikleri ve programları kullanılır.

Kurumsal süreçler analizi

Kurumsal süreçler, kurumun yaptığı iş ve işlemleri kapsayan her türlü yönetsel faaliyetleri anlatır. Süreç başlayan ve biten zaman içinde akışı ifade ettiğine göre, kurum içinde yürütülen eylemlere süreç olarak bakmalıyız. Bunların hepsinin bütün içinde ele alınması ve değerlendirilmesi süreç analizi çalışmasıdır.

Yerel yönetimin hizmet alan kesime dönük yüzü, kurumda işletilen süreçlerdir. Nasıl vergi, tapu, nüfus, güvenlik işlemleri devleti temsil ediyorsa, yerel yönetim kurumlarında da yapılan iş ve işlemler yerel yönetimi temsil eder. Süreçler yerel yönetim kurumunun çalışıp çalışmadığını, hedefe ulaşıp ulaşmadığını, aksama olup olmadığını ortaya koyar. Süreçlerin sonunda oluşacak fayda “memnuniyet” olarak yansır. Dolayısıyla memnuniyet, süreçlerin kritik başarı göstergesi olmaktadır.

Süreç analizleri sonucunda sistem masaya yatırılır. Akış diyagramları, tablolar, şekillerle ortaya konur. Ayrı ayrı emek, süre, kalite, verimlilik yönlerinden birim performansları çıkarılır. Olanla olması gerekeni karşılaştırarak aksamalar giderilir. Her iyileştirme hedefe ulaşmayı, performans başarısını getireceğinden, süreçler üzerinde ciddi durulmalıdır. Süreçleri kendi içinde gruplandırmak analiz için daha sağlıklı olur. Bunlar.

Sabit Süreçler

Mevzuatta açık ve net bir şekilde ortaya konan süreçlerdir. Vazgeçilemez ve değiştirilemezler.

Değişken Süreçler

Yönetimin analiz ederek iyileştirebileceği süreçlerdir. Yönetimin yetki alanına girer ve takdir yetkisi vardır.

Yeni Süreçler

İhtiyaca, planların kararlarına göre oluşacak yeni süreçler düzenlenebilir. Yeni durumda kalite, verimlilik, maliyet, emek, zaman, etkililik, fayda unsurları dikkate alınarak en iyisine ulaşılır. Ayrıca, süreçleri kendi içinde normal ve kritik süreçler olarak ayırabiliriz. Burada da esas olan etki oranını bulmak, süreci hızlandırmak ve karar almayı kolaylaştırmaktır. Süreçten beklenen ise etkinlik ve verimlilik yoluyla azami faydadır.

Stratejik plan yapılırken süreçlerin analizi, stratejik kararlara yansır. Plan neticede kurum eliyle uygulanacağına göre, hangi süreçler üzerinden yürütülecektir. O nedenle süreçlerin analizi gereklidir. Gerektiğinde mevcutlar ayıklanacak, güncellenecek, yenileri eklenecektir. Çalışmalar plan kararları olarak yerini almalıdır.

Kurum Kültürü analizi

Kurum kültürü, kurumun yaşayan, canlı yanıdır. Aynı zamanda kurumun geçmişten beri getirdiği birikimleridir. Kurumun hem görünen hem görünmeyen yüzüdür diyebiliriz. Tıpkı bir insan gibi kurumların da edindiği davranışlar ve alışkanlıklar var, uyduğu kural ve ilkeler var. Bunlar plana katıldığı takdirde, yönlendirici, şekillendirici rol oynar. Plan yaparken yerel yönetim kurum kültürü incelenmeli ve araştırılmalı. Elde edilen veri-bilgiler plan yapımında alınarak kullanılmalıdır.

Kurum varlıkları, kaynak-potansiyelleri analizi Stratejik planın önündeki tuzakların biri de varlıklar, kaynak ve potansiyellerdir. Plancı eldeki kaynaklarına göre plan yapmaya kalktığı takdirde uzun dönemli bütçe yatırım planları yapmış olur. Hâlbuki plan bu değildir. Ama ne olursa olsun plan yaparken kurumların varlıkları kaynak ve potansiyelleri bilinmeden planda kullanılamaz. Onun için analiz edilmesi gereklidir.

Memnuniyet Analizi

Memnuniyet analizi yukarıda söylendiği gibi süreçleri, analiz eden, sapmaları gösteren gerçek ölçüt “memnuniyet” araştırmalarıdır. Süreçlerin en ciddi göstergesidir. Memnuniyet araştırmaları bir dizi teknik çalışma sonucu ortaya çıkar. Elde edilen veriler sağlıklı okuma ve analizlerle raporlanır. Süreçlerin sapmaları, aksamaları ortaya konur. (Mesela belediyeye vergisini yatıran kişi, emek, masraf, zaman harcayarak bu işi yapıyorken, posta ile daha kolay yapacaksa, PTT yolunu seçebilir).

Memnuniyet analizleri bir kere yapılmakla biten çalışmalar olmamalıdırlar. Sistemin işleyişini gösteren süreçlerin yenilenmeye, gelişmeye ihtiyacı var. Memnuniyet bu seyrin rotası durumundadır. Memnuniyetle sapmalar, geri beslemeler, uyarılar elde edilir. Neticede iyileştirme yoluna gidilir. Yerel yönetim kurumlarında yapılan memnuniyet analizi yalnızca bir halkla ilişkiler çalışması sayılmamalıdır. Yerden hizmet alan paydaşların işleyiş hakkında ortaya konan değerlendirmeleridir. Memnuniyet analizi ile iyi giden, kötü giden, aksayan süreçler, yapısal durumlar masaya yatırılır. Kurumsal değişim ve dönüşüme gidilir. Plan yapılırken memnuniyet veribilgileri stratejik kurulların geliştirilmesinde yol gösterir.

Mevzuat analizi

Kurumların mevzuatı, daha önce söylendiği gibi planı sınırlayan, çerçeveleyen ve yönlendiren ana unsurların başında gelir. O yüzden kurulların alanına giren mevzuatın analizi önümüze ışık tutar. Yerel yönetimler görev ve sorumluluklarını yerine getirirken, işlerini ve

hizmetlerini yürütürken “mevzuat” dediğimiz yazılı hukuk kurallarıyla çalışırlar. Yerel yönetim mevzuatı incelendiğinde üç boyut karşımıza çıkar. Yerel yönetimlere doğrudan görev ve yetki veren mevzuat Yerel yönetimleri, iş birliğine, koordinasyona ve destek vermeye çağıran mevzuat

Yerel yönetimleri ilgilendiren mevzuat

Sıraladığımız mevzuat ayrımı iç içe geçmiş çemberleri andırır. Yönetim önce asli, zorunlu görevlerini yerine getirir. Plan yaparken öncelikle kendisini sınırlayan ve kendisine sorumluluk yükleyen yasal çerçeveyi dikkate alır. Yerel yönetim sahasında mevzuat değişimleri, mevzuat yorumları, bağlayıcı mahkeme kararları da izlenir ve dikkate alınır.

Yerel yönetimlerin mevzuat oluşturma yetkileri bulunmaktadır. Yönetmelik, kararname, emirler gibi isimlerle yazılı metinler yayınlarlar. Önceden var olan, uygulanan metinler bulunur. Hukukumuzda mevzuat değerinde kabul edilen teamüller de olagelmektedir. Bütün bunlar yerel yönetimin iç mevzuatı niteliğindedir. Yönetimin stratejik planlamasında etkili olurlar.

Mevzuat analizinde yapılacak yöntem, verilen görevlerin, yetkilerin ve sorumlulukların listelenmesi, hangi alanları kapsadığının tespiti, öncelik ve ihtiyaç sıralaması yapılarak plana katılmasıdır. (Mesela, sosyal hizmet kurumu yapması zorunlu olan bir belediye, sosyal hizmet stratejilerinde ve hedeflerinde önceliği buna vermelidir.)

Mevzuat taraması uzmanlık isteyen teknik bir çalışmadır. Benzer yerel yönetim çalışmalarından yararlanılır.

MEMNUNİYET ANALİZİ NASIL YAPILIR? Memnuniyet analizi, kurumların yaptığı iş ve hizmetlerin süreçleri tespit edilerek analiz edilmesinden sonra, bunun üzerinden anket yoluyla memnuniyet analizi yapılır. Memnuniyet analizi aşağıdaki yollarla yapılmalıdır. 1. Kurumun süreç analizi yapılır. 2. Kurumun Kamu Hizmet Standartları tespit edilir. 3. Bunlara yönelik memnuniyeti ölçen sorular hazırlanır. 4. Sorular ortalama yüz demek üzerinden sorularak ölçülür. 5. Elde edilen veriler, analiz edilir. Memnuniyet analizi kurumlar tarafından yapılacağı gibi, kurumla iş birliği yapılarakta hazırlanır. Önceden hazırlanan memnuniyet analizi örneklerinden yararlanılır. Analiz sonuçları, stratejik alan analizinde ve plan yapımında kullanılır.

MEVZUAT ANALİZİ ÜÇ AŞAMALI YAPILIR 1. Stratejik plan yapımı ile ilgili yerel yönetime verilen görevler.

• Kanunlar

• Tüzükler

• Yönetmelik

• Genelgeler 2. Stratejik alanda yerel yönetime ve kurumlara verilen görevsorumluluklar

•Kanun

• Tüzük

• Yönetmelik

• Genelgeler 3. Stratejik alanla ilgili mevzuatta yer alan görevlerin yerelin gelişimi açısından değerlendirilmesi

• Analizi

• Çerçevelenmesi

• Açılımları Ayrı ayrı incelenerek raporlanır.

MEVZUAT ANALİZİ NEDİR?

Stratejik Gelişim Planı yapılırken yasal boyut tamamen bağlayıcı, emredici niteliktedir. Mevzuat planı yönlendiren, şekillendiren, kısıtlayan temel faktör sayılır. Mevzuat analizi, kuruluşların hizmet kapasitesini belirler. İleride yapılacak hizmet ve yatırımları da şekillendirir.

Yerelde mevzuat yanında geleneksel hale gelmiş, teamül oluşturmuş uygulama ve yönetim anlayışları bulunur. Bunlarla her yerelin kendine özgü yönetim sergiler. Mevzuatla verilen görevlerin, yetkilerin ve sorumlulukların listelenmesi, hangi alanları kapsadığının tespiti öncelik ve ihtiyaç sıralaması yapılarak plana katılmasıdır.