3.1.7. Arama Toplantıları

Plan çalışmalarında en önemli çabaların başında toplantılar gelir. Toplantılar, toplantı yönetim tekniğine göre yapılmalıdır. Hangi amaç için yapılacaksa o konuya uygun toplantı tekniği kullanılmalıdır. Toplantılar yalnızca hazırlık aşamasında yapılmaz. Plan sonuçlanıncaya dek her aşamada, ihtiyaca göre, teknikler kullanılarak yapılır. Toplantının özellikleri şöyledir.

  1. 2. Toplantı gündemi, konusu, katılacaklar, toplantı yeri ve saati önceden taraflara kolayca ulaşacak şekilde bildirilmeli 3. Toplantıya taraflar hazırlanarak gelecekse, hazırlanmaları için süre verilmeli 4. Toplantıya katılanlar kayıt altına alınmalı 5. Toplantı mutlaka tutanağa bağlanmalı, sonuçlar katılanlara iletilmeli, gerekiyorsa dosyalanmalı 6. Toplantıda her türlü bilgi teknolojilerinden yararlanılmalı (bilgisayar, sunum cihazı, kayıt cihazları, kamera vb.) 7. Toplantı zamanı planlanmalı, toplantı öncesi katılanlara duyurulmalı 8. Toplantıda sonuç alıcı teknikler kullanılmalı

Toplantıyı yöneten, toplantının hangi kategoriye gireceğini önceden tespit ederek tekniğini ona göre hazırlamalıdır. Toplantı sonrası katılımcılar kendilerini planın sahibi görmelidir.

Aslında stratejik planlama yapımı sürecinde her toplantı bir atölye çalışmasıdır. Her toplantıda elde edilen birikim çoğalarak planın omurgasını oluşturur. Toplantı esnasında üretilen her bilgi, fikir dikkate değer kabul edilerek kayıt altına alınmalıdır.

Stratejik planlama hazırlık aşamasında arama konferansı yararlı iken, ilerleyen aşamalarda farklı toplantı teknikleri kullanımına ihtiyaç duyurulur. Tekrar etmekte yarar var. Toplantılara hazırlıklı gelmek esastır. Toplantılar önceden planlanır. Gündemli yapılır. Toplantıda konuşulanlar kayıt altına alınır. Toplantı raporu hazırlanır. İlgililer notlar alır. Sonuçlar plan verileri olarak kullanılır.

Planlama sürecinin bütün safhalarında da toplantının vazgeçilmez unsur ve önemli bir araçtır. Planlama süreci boyunca yapılacak toplantıları dört çeşit kabul ederek sıralayalım.

Çalışma Toplantıları

Daha çok plan yapım ekiplerinin, çalışma gruplarının veya katılımcıların uzmanlık düzeyinde yaptığı toplantılardır. Bunlar iç toplantılar sayılır. Kamuoyuna kapalı, tamamen tekniğe ve işe yönelik toplantılardır. Toplantılarda ihtiyaç duyulan toplantı teknikleri kullanılır.

Karar Toplantıları

Bu toplantılar plan yapım sırasında ihtiyaç duyulan kararları almaya hem de planın omurgasını oluşturan stratejilerin belirlenmesine yönelik toplantılardır. Toplantıya teknik taraflar (ekip ve uzmanlar) ve ilgililer katılır. Gündem taşılmadan karar almaya çalışılır. Karar toplantıları uzun ve yorucudur. Amaca ulaşmak yeni karar alabilmek için önceden hazırlık gerekir. Karar toplantılarında karar almaya yönelik toplantı yöntemleri uygulanır.

Bilgi ve İletişim Toplantıları

Plan yapım sürecinde sık sık yapılır. Ortakları, paydaşları tarafları veya kamuoyunu aydınlatmak, kamuoyunun nabzını tutmak, eğilimleri belirlemek amacı ile yapılır. Bu toplantıdan beklenen amacın gerçekleşmesi için en etkin ve verimli toplantı tekniği ile yapılması gerekir.

Toplantılara önceden hazırlanılmalı, gündem belirlenmeli, çeşitli teknik ve usuller kullanılarak amaca ulaşılmalıdır. Toplantılar kayıt altına alınarak oluşan eğilimler ortaya çıkarılmalıdır.

Bilgilendirme toplantıları aynı zamanda tartışmaların en çok yapıldığı toplantılardır. Başta yönetici ve görevlilerinin disiplin içerisinde toplantıyı sevk ve idare etmesi gerekir. Tanıtım Toplantıları Stratejik planlamanın halka açık şeffaf yapılması planlamanın özü gereğidir. Bu nedenle belli aralıklarla kamuoyuna yönelik tanıtım toplantıları yapılmalıdır. Böylesi toplantılara medya toplantıları da denir. Toplantının amacı toplantıya katılanları bilgilendirmekten çok medya yoluyla topluma mesaj vermektir. Medya toplantıları gündemli olmalı, çalışmalarda gelinen noktalar ve yapılan faaliyetler net olarak anlatılmalıdır. Medya toplantılarına üst yöneticiler de katılmalı, kamuoyunda sinerji yaratacak tutum ve davranışlar ile kararlılık sergilenmelidir.

Stratejik plan toplantı ile başlar, toplantı ile biter diyebiliriz. Planın toplantılar üzerinden yürütülüşü ortak aklı bulmak ve katılımı sağlamak içindir. Aksini yaparsak, uzmanların hazırladığı plan raporunu yönetim onaylar. Ama stratejik plan olmaz.

Stratejik planlar çoklu düşünme, tartışma, araştırma ve karar alma üzerine kurulur. Bunu gerçekleştirmenin yolu da toplantı ortamlarıdır. Toplantılar planın önünü açtığı gibi, plana tuzak da olurlar.

Şimdiye kadar yapılan planlarda, toplantılardan kaçınma eğilimi gözlenmektedir. Toplantılar iyi planlandığı, tekniklerine uygun yönetildiği takdirde fayda sağlamaktadır.

Demek ki toplantı planlaması, toplantı programı, teknikler seçimi ve uygulanması önem kazanıyor. Önemli olan toplantının kendisi değil, üretimi ve sonucudur. Bu da planlamasız olmaz.

Her toplantı ayrı ayrı analiz edilmelidir. İlgililerce atölye çalışma yapılmalıdır. Üretimler çalışılan konunun havuzunda tutularak değerlendirilir.

Toplantı sonrası atölye çalışması ciddi bir çalışmadır. Ortaya konan birikimlerin amaç ve mesajlarından sapmadan ayıklama yapmak, elemek, sistemleştirmek, planın istediği formatlara dönüştürmek atölye çalışmasıdır.

Plan ekipleri yöntem-teknikler kullanırlar, bilgi teknolojilerinden yararlanır. Toplantının gündemi, amacı, beklenen çıktılar önceden öngörülerek hazırlık yapılır. Bazen bir toplantıda birden çok çıktı hedeflenir ve alınmaya çalışılır. Toplantı kılavuz tablosundan yararlanılmalıdır.

Arama toplantılarına bütün olarak bakmalıyız. Tepeden bakıldığında yapılan toplantılar, üç adımda toplanır. Bunlar; durumu analiz etmek, sorunu çözmek, strateji oluşturmak adımlarıdır.

Bu çalışmalar yani arama toplantıları adımları tıpkı bir doktorun koyduğu teşhis, tedavi ve tedbir usullerine benzer. Yerel yönetim de doktor gibi, yerel alanda iyileşme ister. Bunu da stratejik plan eliyle yapar. Arama toplantılarında en yoğun ve önemli olanları plan yapım toplantılarıdır. Bu toplantılardan elde edilen görüşme, tartışma, üretmeye dayalı her türlü bilgiler toparlanarak toplantı sonuç raporlarına dönüştürülür. Toplantılarda üretilen görüş ve öneriler düzenlenerek başlıklar halinde toplantı dosyasına eklenir. Her toplantının sonucunda oluşan üretimler planın ilgili bölümlerinde kullanılmak üzere analiz edilir.

Burada her toplantının analiz usullerini detaylı açıklamak plan yapımcısına fayda sağlamaz. Onun yerine toplantı sonuçlarını plancının yönlendirilmesi daha doğru olacaktır. Her toplantı analizleriyle oluşan bilgiler planın ilgili bölümlerinde kullanılmak üzere veri olarak elde tutulur.

Plan yapım sürecinde sık sık toplantılar yapılır. Toplantılarda amaca uygun teknikler kullanılır. Plancı buna uyacağı gibi kendisi de toplantı sonuçlarının ihtiyaç duyduğu plan bölümlerinde kullanmasına karar verir. Aşağıda plan yapım sürecinde uygulanan toplantılara bakalım.

Genel arama toplantıları ortaklar ile paydaş temsilcilerinden oluşan grubun bir araya gelerek yaptıkları toplantılardır. Genel arama toplantısında çıkan sonuçlar ve oluşan üretimler şekilde gösterilmektedir. Buradaki üretimler planın mevcut durumu, alanların gelecek kararlarında kullanılır. Arama toplantılarında varılan görüş ve kararlar akil adamların süzgecinden geçtikten sonra netleşir. Netleşen veriler plana yansır.

Yerel alanın fotoğrafını çekmeye yönelik başlangıçta genel arama toplantısı yapılır. Arama toplantıları planlamaya yönelik yapılır. Planın stratejik alan veya sektörleri irdelenir. Ayrıca sorun-çözüm, SWOT analizleri yapılır, gelecek kararları alınır.

Yerelin sorun-çözümlerini ortaya koymaya çalışan toplantılardır. Sorun çözüm toplantıların yerel alanın geneli için yapılır. Alan toplantılarında ise alana ait sorun çözüm toplantısı yapılır. Her iki toplantıda da sorunların ortaya çıkarılması için anaç yöntemi uygulanır. “Sorun ağacı” yöntemi ile temel sorunlara ve alt sorunlara ulaşılır. Her soruna bağlı üretilen çözümlerin önce kendi içinde sağlaması yapılır. Daha sonra alan ve alt alanlar arasında çapraz sorgu yöntemi ile sağlaması yapılır. Netleşen sorun-çözümler planlamada kullanılır.

ARAMA KONFERANSI NEDİR? NASIL YAPILIR?

Arama konferansı stratejik planlamanın ön hazırlık safhasında yapılması gereken önemli bir adımdır. Arama konferansına üç şekilde yaklaşılmalıdır:

• Araç olarak arama konferansı • Arama konferansı ihtiyacı • Arama konferansı ürünü (elde edilen ürün) Arama konferansının tek amacı; “ortak akıl” yaratmaya yöneliktir. Konuya taraf olanların bir araya gelip özgür ve baskısız bir ortamda bildiklerini söyleyerek tartışmaları sonucu varılan nihai karar veya kararlar için yapılır.

Arama konferansı beyin fırtınası değildir. Ama bu tekniği kullanır. Daha çok nominal grup tekniğine yakındır. Arama konferansında beyin fırtınası tekniğinden yararlanılarak “ortak görüşler” üzerinde birliktelik sağlamaya çalışılır. Arama konferansında idarenin belli sayıdaki tarafları bir araya gelir. Katılımcılar sayısı fazla ise küçük gruplara da ayrılarak toplantılar, etki ve baskı altında olmaksızın, gergin olmayan rahat bir ortamda (genellikle idare alanı dışında) yapılır. Toplantı süresi 2-3 gün olabilir. Herkesin aktif katılımı beklenir. Akış içinde konular görüşülür.

Arama konferansı ile işletmenin (yerel yönetimin) stratejik plan oluşturma kararı verilmektedir. Bu teknik ile idarenin vizyonu, misyonu, faaliyet alanları, yönetim süreçleri, yatırım planları, kaynakları taranır. Sosyal, ekonomik, yönetsel, teknolojik belirsizlikler varsa netleştirilir. Arama konferansı sonucunda, “gelecek tasarımı” tartışılmaktadır. Yani bu-günkü durumdan hareketle stratejik yol belirlemesine gidilir.

Arama konferansı sonucu stratejik plan yapımına ilişkin ortaya çıkan kazanımları şöyle sayabiliriz:

• Ortak strateji, vizyon, misyon

• Gerçekçi stratejiler oluşturma isteği

• Mutabakat, uzlaşmaya varma

• Katılanların eğitimi

• Değerlerin irdelenmesi ve paylaşılması

• Diyalog ve katılımın güçlenmesi

• Kısa sürede sonuca ulaşım

Yerel planlamada, tespit edilen alan veya sektörleri analiz eden toplantılardır. Stratejik planda eksenlere bağlı olarak belirlenen ve önceliklendirilen alanlar ve alt alanlar üzerine “alan toplantıları” yapılır. Alan toplantılarında elde edilen üretimler kendi içinde sağlaması yapılarak planlamada kullanılır.

Sosyal grup toplantılarından mevcut durumu ortaya çıkarmada yararlanılır. Sosyal grupların sorun-çözümleri tespit edilir. Tespit edilen sorunçözümler yerel geneli ve ilgili alanlara ayrılarak daha önceki sorunlarla birleştirilerek planlamada kullanılır.

Plan yönetim toplantıları yönetsel nitelikli olduğundan plan sürecinde işe yararlar. Plan yapımı esnasında yönetsel konularda toplantı yapılır. Yönetim faaliyetleri ve yönetimin ihtiyaç duyduğu işbirliği koordinasyon toplantılarıdır. Konunun amacına göre toplantı tekniği kullanılır.

Çalışma grupları yaptıkları işler süresince çeşitli toplantılar yaparlar. Bu toplantılar esnek şekilde yürütülür.

Dış paydaş toplantıları için dış paydaşlar ile yapılan toplantılardır. Dış paydaş anketi, görüşmeler, yazılı bilgi isteme, veri-bilgi ve doküman derleme konularında yapılır. Derlenen veriler genel ve alanlar açısından ayrı ayrı analiz edilerek planın ilgili bölümlerine aktarılır. Bunların içinde en çok üzerinde durulması gereken kısım etkileşim çevresidir. Etkileşim çevresi de “Etkileşim Modeli” yöntemi ile yapılır. (Etkileşim çevresi analizi ayrı bölümde ele alınmıştır).

İçerde paydaşlarla alan, sorun-çözüm, arama toplantıları yapılırken dışarda dış paydaşlar ile planlama toplantıları yapılır. Burada dış çevre ile yerelin komşuları olan etkileşim çevresini kapsayan toplantılar yapılır.

Misyon toplantıları yerelin geneli için genel arama toplantılarında alanlar için alan toplantılarında yapılır ve netleşir. Yerel alanın misyonu tespit etmeye yönelik toplantılar yapılır misyon toplantılarında nominal grup tekniği kullanılır. Yerel alanda yer alan aktörlerin görev, yetki ve sorumlulukları çerçevesinde misyon taraması yapılır. Her ikisi bir araya getirilip bütünleştirilir, gruplaştırılır, ayrıştırılır ve misyon listesi oluşturulur.

Yerel alanın vizyonunu ortaya çıkarmak için teknikler kullanılan toplantılar yapılır. Vizyon toplantıları peş peşe yapılarak sonuçlanmaya çalışılmalıdır. Vizyon toplantıları misyon toplantılarında olduğu gibi genel arama toplantılarında ele alınır ve ham hâle getirilir. Akil adamlar toplantısında süzgeçten geçirilir. Atölye çalışmasında üzerinde teknik çalışmalar yapılarak son hâle dönüştürülür. (vizyon oluşturma vizyon bölümünde işlenmiştir.).

Genel arama ve alan toplantılarında netleşen çözümler üzerinden straqteji oluşturma toplantıları yapılır. Elde edilen sonuçlar atölye çalışmalarında ele alınarak üzerinde çalışılır ve netleşir.

Strateji toplantıları akil adamlar, danışmanlar ve atölye toplantıları şeklinde ayrılır. Nihayi karar akil adamlar toplantısında verilir. Akil Adamlar Toplantısı. Akil adam toplantıları karar verme toplantılarıdır. Önceden belirlenen akil adamların bir araya geldiği gündemli toplantılar yapılır. Stratejik plan kapsamında bütün üretimler, başka toplantılarda ortaya çıkan sonuçlar, akil adamlar toplantısında gözden geçirilir, tartışılarak netleştirilir.

Danışmanlar Toplantısı. Stratejik planlamanın yapılması sırasında danışmanlar toplantısı devreye girer. Danışmanlar alanlarda uzman ve tecrübeli kişiler ile akademisyenlerden oluşur. Bunlar bir araya gelerek plan tasarımı kapsamındaki konularda görüş ve fikir verirler. Hem de kendileri raporlar hazırlayarak planın yapımına katkıda bulunurlar. Danışmanlar toplantılarında ortaya çıkan üretimler planın ilgili bölümlerinde kullanılır.

Strateji belirleme toplantıları, strateji oluşturma yöntemleri kullanılarak yapılır. Strateji oluşturma toplantılarına plan yapanlar, uzmanlar, danışmanlar akil adamlar katılır.

Toplantılarda elde edilen veriler atölyede üzerinde çalışılarak ham hale, oradan da işlenerek son hale getirilir. Strateji oluştururken atölyede yoğun, yorucu, analiz edici çalışmalar yapılır.

Plan yönetim, çalışma grupları ihtiyaç duydukları her konuda, zamanda, yerde toplantı yaparlar. Stratejik planın bir bakıma toplantılar üzerinden yürüdüğünü ve şekillendiğini unutmayalım.