3.1.4.Taramalar

Stratejik plan veri-bilgiye dayalı planlamadır. Veri-bilgi ise öncelikle yerelden elde edilir. Yerelde bir planlamanın ihtiyacının çok çok üzerinde veri- bilgiler bulunmaktadır. Artık veri-bilgilerin elde edilmesinden çok bunların ayıklanması, seçilmesi sorunu karşımıza çıkar. Bu nedenle yereldeki bilgi kaynakları tarama yoluna gidilmelidir.

Tarama yapılırken yöntem belirleyerek, neyi elde etmek istediğimizİ önceden bilmeliyiz. Aksi hâlde bilgi yığınları altında kalır, ayrıntılarda boğuluruz. Burada sözü edilen tarama; ilgili yerlerden veri-bilgi istemek, yazılı metinleri inceleyerek veri-bilgileri ayıklamak, olanların arasından seçim yapmak şeklinde olmalıdır. Aldığımız veri-bilgiler mutlaka kaynak gösterilerek alınmalıdır. Bilgi doğrudan alınmışsa “alıntı” kaydedilmeli, değiştirilmiş ise “yararlanma” notu eklenmelidir.

Taramalar planlı bir çalışma ile yapılmalıdır. Tarama listesi yapılmalı, ne nerden alınacaksa planlanmalıdır. Tarama aynı zamanda okuma-inceleme- araştırma-etüt-etme, analiz yapma gibi faaliyetleri gerektirdiğinden konuya yatkın kişiler tarafından yapılmalıdır.

Stratejik plan veri-bilgi ile yapıldığını söyleyegelmekteyiz. “Veri-bilgi kaynakları” listesi olarak önceki bölümde verilmiştir. Plan hazırlanmaya başlanırken önce başvurulacak kaynaklar tespit edilir. Yerelde kapsamlı bir kaynak bulunmasa da hiç taramasız yola çıkılmamalıdır. Şimdi tarama listesine bakalım.

Yerel yönetim mevzuatına iki yönlü bakmalıyız. 1.Yerel yönetime göre-sorumluluk veren mevzuat. Yerel yönetime görev- sorumluluk, hizmet, faaliyet yükleyen mevzuat, yerel yönetimi bağladığı gibi planı da bağlar. Yani, planın yasal çerçevesini çizer. Plan eliyle ne yapılacağını ne yapılamayacağını gösterir.

  1. Bu mevzuat yerel yönetim bölümünde ele alınmıştır. Mevzuat düzenlemelerini bir zorlama değil, kalkınmanın önünü açan düzenlemeler gibi görmek gerekir.

Yerel yönetimin uğraştığı konular, kendisine görev verilen konular ile çözüm bekleyen hizmet ve faaliyetlerdir. Yerelde uğraşılan konular bilinmeden planın eksen-alanları ortaya çıkamayacağı gibi, planın da çerçevesi

çizilemez. Stratejik plan yapılırken yerel yönetimin hareket alanı, plana çerçeve oluşturur. Hareket alanı ise ona yüklenen iş ve görevlerdir.

Şimdi yerel yönetimlerin uğraştığı iş ve görevleri sıralayalım. Şunu unutmayalım. Konu teşkil eden hususlar bir yerde yazılı olmayabilir. O nedenle her yerel yönetimin hizmet alanları ve konuları farklı olabilir. Esasta değişmemekle beraber sayı yönünden değişir. Mesela bir yörede tarım, bir yörede turizm önde olabilir.

Stratejik planda yer alan “alan” ile ilgili konular aşağıdaki yerlerden temin edilir.

  • Yerel yönetime bağlı kurum-kuruluşların iş-görev tanımları
  • Yerel yönetime mevzuatla verilen görev ve sorumluluklar
  • Yerel yönetim planlarında, verilen yüklenen görevler
  • Üst, eş, alt planların verildiği görevler ve çağrılar
  • Sorun çözüm kapsamında yer alan konular
  • Kamu hizmet standartı konuları
  • Performans konuları
  • İnceleme araştırma kapsamında geçen konular
  • Çalışma grubu raporlarında geçen konular
  • Alanlara rehberlik çalışmasında geçen konular
  • İl- ilçe yerel konuları
  • İhtiyaç ve beklentiler
  • Yerel yönetimin gelenek ve birimleri
  • Toplum ihtiyaç, istek ve beklentileri
  • Ülkemizin 2013 vizyonu ışığında yerele düşen görev ve faaliyetler
  • Hükûmet plan ve programları
  • Yerelde uygulanan eylem planları
  • Yerel yönetim iktidarının amaç ve hedefleri
  • Ülke, bölge ve yerelde yeni gelişmelerle ortaya çıkan konular

Kabul etmeliyiz ki, yerel yönetimi bağlayan veya oradan istenen hizmet konuları yüz birim ise, fiilen yerine getirdiği ve gerçekleştirdiklerinin sayısı çok aşağılardadır. Yerel yönetim hizmet sunarken onu yönlendiren, üç temel güç karşımıza çıkar.

  1. 2. Yerel yönetim liderliğinin hizmet anlayış (söylem, amaç, hedef politikaları) 3. Toplumun istek ve talepleri

Zaten yerel yönetime verilen görevlerin gelirleriyle orantılı olarak yerine getirileceği Anayasa ve mevzuatta düzenlenmiştir. Demek ki, yerel yönetimler çoklu (belki de bir kısmını bilmediği) görevlerini yürütürken mali kaynak, güç ve yönetim kapasitesi oranında karşılayacağından bahisle seçim yapar. Yani bir kısmını yapamayacak veya erteleyecektir. Kendi imkânları ile hizmet konuları görevleri yerelin talepleri arasında denge kuracaktır.

Peki bunu nasıl sağlayacaktır?

Cevabı açık. Stratejik plan dönemine göre yaparak karşılamaya çalışacaktır. Plansız bir yönetim tarzı da keyfi olmaktan öteye gitmeyecektir. Keyfilik hem başarısızlık hem de tartışma getirir. Konu tespiti, yerel yönetime çoklu hizmet adımlarından seçim kolaylığı sağlar. Bunu da plan eliyle yapar.

Kurumsal tarama stratejik planlamaya karar verilme aşamasında yapılması gereken bir çalışmadır. Kurumsal tarama, idarenin bütün birimleri ve yöneticileri ile görüşmeler sonucu elde edilen verilere dayalı bir çalışmadır. Bu kapsamda formlar hazırlanarak veriler toplanır ve daha sonra analiz edilir. Kurumsal taramada ana hatlarıyla aşağıdaki süreçler izlenir.

Stratejik planın bir bakıma kurumlar eliyle yapıldığı, kurumlarda üretilen veri- bilgiler üzerine kurulduğu dile getirilmektedir. Gerçekten de kurumsal veri- bilgi kaynakları kullanılmadan planlama yapılamaz. Kurumların normal görev sürecinde olsun, planlamanın yapımı sürecinde olsun üretilen veri- bilgiler analiz edilmeden planlamada kullanılamaz. Bu nedenle kurumsal taramalar kurumda ne var ne yok kabilinden bütün dokümanları almak yerine önceden hazırlanacak listeler, form, tablolar üzerinden alınırsa çalışma amacına ulaşır.

Kurumsal veri-bilgiler kurumdan istenir. Ziyaret edilerek alınır. Bilişim programları üzerinden alınır. Yazılı, görsel, CD ortamında taranır.

Kurumsal karne kurumun ‘’check-up‘’ yapılması hâlidir. Kurum bütün yönleriyle, görünen görünmeyen yanlarıyla, işleyişi ile ortaya konur. Aslında kurumsal karne, kurumsal yapı, faaliyet, süreçlerin hepsini kapsar. Bu bağlamda kurumsal karne verileri alınarak, içerisinden planlama ihtiyacı olanlar ayıklanır.

Kurumsal karne taraması aynı ismi taşıyan yöntemle yapılır. Kurumsal karne taramasında paydaş analizinde yapılan etki ve önem yönünden önde olan yerel yönetimin kurumları için yapılır. Zira bu kurumlar plan uygulamasını yürüten kurumlardır. Analiz edilmesi gereklidir.

Kurum, yapı olduğu kadar hizmet ve faaliyet yürütürken beraberinde süreçler yönetir. Kurumsal süreçler plan uygulaması süreçlerini de kapsar. Bu bakımdan stratejik plan kurumsal süreçleri yöneten, yönlendiren kararlar alır. Daha açık ifadeyle süreçler planlamanın içinde yer alır.

Kurumsal süreçler kurumlardan veri-bilgi yoluyla elde edilir. Ayrıca kurum süreçleri de yerinde incelenerek rapor şeklinde hazırlanır. Kurumun süreç üzerine çalışması varsa yararlanılır.

Kurumsal yönetsel süreçler kurumun yönetim tarafını anlatır. Kurumun işleyen yönetim alanında yürütülen hizmetler, faaliyetler, ilişkiler ve iletişimler süreçler kapsamında değerlendirilir.

Kurumdaki yönetsel süreçler, yönetimin etkinliğini ve verimliliğini ölçer. Bu nedenle stratejik plan yapılırken yönetsel alanda öngörülerde bulunulur. Bunun içinde süreçler önceden taranmalı ve analiz edilmelidir.

Yerel alana ait varlık, değer, hareketleri gösteren sayılarla anlatım bir envanter çalışmasıdır. Kabaca “Yerelde ne var ne yok?” dendiğinde verilen rakamlara dayanan bilgiler “sayılarla anlatım” dır. O nedenle yerel yönetim alanının rakamlara dökülen her yanı önceden taranır, işlenir, havuz hâline getirilir. Buna “sayılarla yerel alan” deriz.

Sayılarla yerel alan iki yönlü bir çalışmadır. Bir yandan yerelin var olan veri-bilgileri üzerinden taramalar yapmak işidir. Diğer yandan yerelde var olmayan, ama üretilmesi gereken veri-bilgiler çalışmasıdır. Her iki işlem hem tarama hem de inceleme araştırma gerektirir. Yerele ait verileri taramak için yerel içi, yerel dışı, merkezi kurum-kuruluş kayıtları, sistem ve programları taranır. TÜİK tarafından tutulan veriler kullanılır. Verilerin yeterli olmaması hâlinde, eksik konular tespit edilerek inceleme- araştırma yapılır, üretilir.

Sayılarla yerel alanı ortaya çıkarmak kurumsal çalışmadır. Aynı zamanda uzmanlık işidir. O nedenle çalışma grubu oluşturularak derlenmeli, üretilmelidir. Program sistem kullanılarak havuzda tutulmalıdır. Sayılarla yerel alanın varlık ve değerlerini bir kere ortaya çıkarmak yeterli olmaz. Hem de yanıltıcı olur. Yerel alan bilgileri sürekli değişir, yenilenir. Böylece verileri güncel tutabilmek için program yapılmalı, ilgili kaynaklardan sürekli veri akışı sağlanmalıdır.

Sayılarla yerel alanı yönetme işlemi daha çok il, ilçe üst yönetimlerinin planlama birimlerinde yapılır. Yerel yönetim de buralarla iş birliği içinde çalışır. Kendisi de sistem kurabilir.

Literatür tarama esasen işin can alıcı noktasıdır. Zahmetli olmasına rağmen atılması gereken bir adımdır. Literatür taramayı üç başlık altında ele almak yararlı olur.

Literatür veya kaynak taramayı üç bölümde inceleyebiliriz.

  1. 2. Literatürden yararlanma (nasıl sağlanacak?) 3. Literatür taramadan elde edilen sonuçlar (ürün nasıl olacak?)

Literatürü yazılı, basılı, elle tutulur bilgi, belge, doküman, eser, kaynak olarak anlamaktayız. Sanal dünyada üretilen bilgi ve veriler de literatür sayılmaktadır. Bunları şöyle sayabiliriz.

Konu ile ilgili yapılan planlar Benzer idarelerin yaptığı çalışmalar, planlar ve çıktıları Alanı ilgilendiren yazılı, görsel çalışmalar

  • Yerel idareyi sınırlayan, yönlendiren mevzuat
  • Kurum arşivleri
  • İdarede şimdiye kadar yapılan çalışmaları
  • Merkezi kurumların yaptığı çalışmalar, emirler, düzenlemeler
  • Yerel idarenin alanına özgü yapılan bilimsel çalışmalar, çıktılar
  • Çeşitli platformlarda ortaya konan görüş ve öneriler
  • Ulusal kaynaklar
  • Ülkemizi bağlayan uluslararası metin ve raporlar
  • Yerli yabancı yayınlar

Yukarıda sıraladığımız kaynak taramaları stratejik planlama yapan yerel idarenin yapısı, coğrafi konumu ve birimine göre değişebilir. Tarama en fazla üç ay içinde bitirilmelidir. Çalışmaları idarenin planlama birimi, görevlisi veya yetkilendirilmiş tarafları yapmalıdır.

Stratejik plan hazırlanırken envanter aşağıdaki şekilde taranır. Mevcut envanter. Mevcut envanterden plan yapımı için ihtiyaç duyulan veri ve bilgiler elde edilebilir. Söz konusu verileri doğrudan kullanmak yerine planlama formatlarına dönüştürerek kullanmak daha çok işe yarar. Envanterlerin yıllık tutulduğu bilinmektedir. Bu nedenle mevcut döküm verileri yıl içinde kullanırken geçen yılın döküm rakamları yenilenerek kullanılmalıdır. Yapılmakta olan envanterlere tarım envanteri, sanayi envanteri, işyeri-konut envanteri, eğitim envanteri, köy envanteri örnek gösterilebilir.

Yeni envanter hazırlamak. Mevcut envanter verileri plan yapımı için yeterli olmayabilir. İhtiyaç duyulan yeni veri ve bilgilerin üretilebilmesi için yeni envanter hazırlamak gerekir. Hazırlanacak olan envanterin içeriği ve kapsamı plan bilgilerini derleyecek şekilde olmalıdır.

Envanter sonucu elde edilen veriler bilgiye dönüşürken farklı yorumlanması mümkün olduğundan bu konuda görüş birliğine varılmaya çalışılmalıdır. Her yerel yönetim kendine uygun envanter derleme, işleme, akış tablosu hazırlamalıdır. Stratejik plan ihtiyacına uygun envanter formları geliştirmelidir.

Planda ihtiyaç duyulan envanterler şunlardır.

  • Kurumlarca üretilen sayılara dayalı bilgiler
  • Tablolaşmış, grafikleşmiş bilgiler
  • TÜİK veri-bilgileri

Hâlen uygulanan üst planların amaç, hedef, stratejileri yerel stratejik planı bağlar. Yani stratejik plan yapılırken bunlara uyulur. O nedenle taranması gerekir. Plan taramaları yapılırken genel-bölgesel-yerel bakış mantığı takip edilir. Planın yerele yansımasına bakılır.

Yerelde üst planların yanında eş planlar alt planlarda yapılacak stratejik planla ilgisi yönünden taranır, alıntılar ve notlar alınır. Planın gelecek tasarımı hazırlanırken bunlardan yararlanılır. Mesela eğitimle ilgili stratejik plan, aynı konu işlenirken dikkate alınır.

Yerelin uygulanan stratejik ve benzeri planları mutlaka taramalıdır. Yeni plan oluşturulurken benzer konu ve başlıklar mukayese edilmelidir. Yerel stratejik planların başka yerlerdeki benzer planları da yol göstermek amacıyla incelenir, taranır. Ordaki örnek uygulamalardan yararlanılır.

Performans planı veya programı stratejik planların uygulama (eylem) adımlarıdır. Performans göstergeleri plan içinde yer alırken performans planları ayrı hazırlanır. Performans planları tıpkı plan gibi gelecek tasarımları (öngörüleri) ile birlikte hazırlanır. Bu yüzden performans programlarına ayrı plan diyenler vardır. Performans programları yıllık hazırlanır. Performans programın kendi içinde ölçümü, izlemesi, değerlendirmesi ve geri dönüşü adımları çalışır. Yıl veya dönem sonunda uygulamalar ölçülerek rakamlara dönüşür. Rakamlardan da başarılar gözlenir. Her yıl performans ölçüleri beş yıl sonunda planın başarısını ortaya koyar.

Yerel yönetim stratejik plan yaparken performans programları incelenir. Performans uygulamaları yalnızca stratejik planla olmaz. Yerel kurumların kendi performans programları varsa onların sonuçları da yerel planda değerlendirilir. Ayrıca üst plan uygulamaları, strateji belge uygulamaları, eylem planları uygulamaları performans sahasına girer. Yerelde uygulanan bütün performans programları derlenir, taranır, ortak hâle getirilir. Bütün olarak bakılarak değerlendirmeler yapılır.

Performans uygulamaları bize geri döngü sonucu, planın vizyon, misyon, amaç, hedef, strateji gibi kararlarının tutarlılığı hakkında ipucu verir. Mesela yıl performansı düşük bir icraatın strateji veya hedefi gözden geçirilmelidir. Yeni plan yapılırken de performans uygulamaları önümüze ışık tutar. Onlardan yararlanırız.

Eylem planı stratejik planların eyleme dökülen yanıdır. Plana eş olarak hazırlanır. Plan uygulamaları gösterir. Ana planın parçası kabul edilir. Bazı planlar ayrıca hazırlanmaz, plan içinde yer alır.

Eylem planları stratejik planların yanında, ile adı eylem planı olan strateji belgelerinde yer alır. Yerelde uygulanan veya yereli ilgilendiren bütün eylem planları taranır. Yereli bağlayan düzenlemeler çıkarılarak dosyalanır.

Üst planların bağlayıcılığı gereği bunlara uyulmaya çalışılır. Eylem planından alınan veri-bilgi notları planın ilgili bölümlerine referans olarak kullanılır. Planı yönlendiren metinler arasında yer alır. Eylem planlarında sırayla; proje, yatırım, faaliyet, etkinlik gibi başlıklar bulunur. Bunlar ayrı ayrı ayıklanarak plan hedef, strateji ve eylemlerinin oluşumunda kullanılır.

Eylem planı stratejik planın son sözüdür. Planın uygulama adımlarıdır. Eylemlerin gerçekleşme yüzdelerinin tespiti eylem planının başarısının ölçüsüdür. Yeni plan ve eylem planı yapılırken yerelin diğer eylem planlarının ölçümü, ilerde yapılacak hataları önler. Eylem planı taramaları, plan ve performans taramaları gibi plan disiplini içinde kalarak derlenmeli, işlenmelidir.

Yerel alan yönetiminin temel amaç ve hedefi kalkınmayı sağlamaktır. Kalkınmada yatırımlarla sağlanır. Yeni kalkınmanın göstergesi yapılan yatırımlar olmaktadır. Zaten yerel beklenti, ne kadar çok yatırım olursa, o kadar çok kalkınılacağı şeklindedir. Ancak bu bakış çoğu zaman yanıltıcı olur. Yerele yapılan yatırımlar genellikle merkez kaynakları, yerel yönetim bütçe ve kaynakları, özel sektör yatırımları şeklindedir. Yatırımların çoğunlukla siyasal kaygılarla yapıldığı, inceleme yapılmadığı, ihtiyaca dayanmadığı ve plan kararlarına uyulmadığı gözlenmektedir. Neticede ölü yatırım dediğimiz, kaynakların boşa harcanması karşımıza çıkmaktadır.

Halbuki, yatırımlar yapılırken.

  • Kalkınma planına uyulsa
  • Stratejik planlarda öngörülen çerçevede kalınsa
  • Bütçe programına uyulsa
  • Stratejik kararlar ile yapılsa
  • Öncelikler derlense
  • İhtiyaca uygun seçilse
  • Katılım sağlansa

Yerinde, kalıcı, fayda-maliyeti rasyonel, ekonomik, toplumun sahiplendiği yatırımlar doğacaktır. Yukarda açıklandığı gibi yatırımların seyrini görmek, darboğazları tespit etmek, ihtiyaca ve gerçeğe uygunluklarını ortaya çıkarmak için yatırım taramasına gerek vardır. Stratejik plan yapan çalışma gurupları kendi alanlarında kalan yatırımları tarar. Plan yönetimi yatırımları taramak için ayrı ekip de oluşturabilir. Yatırım taraması yapılırken aşağıdaki hususlara dikkat edilir.

  1. 2. Yatırımlar yıllara sari (yönelik) olduğundan dönemsel bakılmalıdır. Genellikle son beş yıl, on yıl gibi taranır 3. Yatırımlara sektör, alan yönünden bakılarak taranmalı, tablo, grafikler için veri hazırlanmalıdır 4. Yatırımlar geleceğe sarktıkları için ileriye yönelik teklif, öneri, program, taslak, etüt, inceleme, projelendirme gibi isimlerle yapılan hazırlıklar taranmalıdır. Genellikle gelecek beş yıl gibi tarama yapılır 5. Yatırım bilgilere, yapılan sınıflandırmaya uygun olarak kurum-kuruluşlardan istenir. İl, ilçe, bölge, merkez, belediye yatırımları gibi ayrıştırılarak form, tablo, grafik, şekillerine göre istenir 6. Yatırımlar ile ilgili hazırlanan bilgi-belge, broşür, kitapçık, bülten, kitap vb. yazılı dokümanlardan yararlanılır 7. Yatırımlar ile ilgili tutulan istatistik, envanter gibi kaynaklardan yararlanılır. Bunlar ilgili yerlerden istenir

Yerelde kim yaparsa yapsın yapılan her proje planlamanın kapsamına girer. Plan için proje taraması, önemli veri kaynaklıdır. Yatırım projeleri de “proje” kapsamında değerlendirilse de burada yatırım dışında kalan “proje” tanımına giren, yerelde uygulanan faaliyetleri kapsama almalıyız.

Projeleri çeşitli gruplara ayırarak taramak mümkündür. Önce bu gruplandırmalara bakalım.

Kurumsal yönden

  • Kurumsal Projeler
  • Sivil Toplum Projeleri
  • Özel Sektör Projeleri
  • Kişisel Projeler

Kaynak yönünden

  • Yurt dışı proje ve fonlar
  • AB proje ve fonları
  • Yurtiçi fon ve kaynaklar
  • Özel sektör kaynakları

Alanda uygulama yönünden

  • Sektörel projeler
  • Kamusal projeleri
  • Sosyal-kültürel projeler
  • Yerel projeler
  • Özel projeler

Tıpkı yatırımlarda olduğu gibi projeler de yıllara göre yapılmaktadır. Proje taraması yaparken uygulama sürelerine göre ayrım yapılması tarama işini kolaylaştırır. Hem de veri-bilgi yönünden plana aktarımı kolaylaşır.

Projelere süre yönünden bakalım.

  • Uygulanmış bitmiş projeler
  • Uygulaması devam eden projeler
  • Yapım aşamasında olan projeler
  • Tasarı hâlindeki projeler

Aslında proje yapan her kurum-kuruluş veya kişilerde proje havuzu bulunur. Proje taramalarında bu havuzdan yararlanılır. Yine yatırımlarda olduğu gibi geriye doğru beş veya on yıl, ileriye doğru beş yıl aralığında proje dokümanları taranır.

Projeleri hangi şekilde sınıflandırırsak sınırlandıralım aynı kapıya çıkarız. Elde yapılan, uygulanan somut projeler var. Bunların taranarak verilere dönüştürülmesi ve planda kullanılması hedeflenmektedir.

Aşağıdaki kaynaklardan yazılı, görsel, sanal basın taramaları yaparız. Yerelin geriye dönük zaman aralığında yazılı, görsel basın ve medyada çıkan ilgili haber, yazı, metinleri Sanal dünyada yayınlanan, yer alan veri-bilgiler (siteler, sanal medya, sosyal ağlar)

Yerel alanda planla ilgili bilgi ve deneyimi olan, bu alanda çalışan kişiler olabilir. Bunların uzmanlık alanları da olabilir. Böylesi kişilerden yararlanmalıyız. Yerel ile ilgili kişilerin yaptıkları çalışmalar, eserler, yazılar, metinler Yerel üzerine yapılan inceleme-araştırma, soruşturma, anket vb. kaynaklar