2.3.9.Çalışma Programı (Takvimi) Hazırlama

Çalışma takvimine iş planı da denmektedir. Yılık iş programı, termin planı,  yönetim planı gibi isimler de verilmektedir. Takvim, hazırlık aşamasından  plan kabul edilinceye kadar geçen süredeki iş, çalışma ve faaliyetleri  bölüm bölüm, hangi sürede tamamlanacağını belirten tablo hâlinde hazırlanır.  Çalışma programı hazırlandıktan sonra, program takvime yüklenerek  kullanıcılara kolaylık sağlanır. Daha doğrusu program ve takvim veb tabanlı  bilişim programlarına dönüştürülerek yönetme, iletişim ve takip kolaylığı  sağlanır.

Çalışma programı plan ekibi ve çalışma grupları yöneticilerinin katılımı  ile plan yöneticisi tarafından hazırlanır. Önceki plan deneylerinden ve benzer  çalışmalardan yararlanılır. Çalışma programı ve takvimi ilgililere gönderilir.  Veb ortamında şifre verilerek katılımı sağlanır. Çalışma programı  ve takviminin aksamadan, gecikmeden yürütülmesinden plan yöneticisi  sorumludur. Takvime uygun iş ve faaliyetlerin denetimi proje yöneticisi tarafından  yapılır.

Plan yapıcılarına örnek olmak ve yararlanmalarını sağlamak amacıyla  stratejik gelişim planı çalışma program ve takvimi verilmektedir.  Stratejik plan yapımı bir iş faaliyettir. İşin bütün süreçlerinin belirli zaman  aralıklarında bitmesi, tamamlanması ile yol alınacaktır.  Daha kolay anlaşışın diye bina yapmayı örnek verebiliriz. Binanın önce  temelleri, sonra duvarları, kalıp, demir, beton, imalat, kapı, pençe gibi yapılacak  bütün işlerin hangi zaman aralığında yapılacağının planlanması  hâlinde bina meydana gelmektedir. Bunun gibi stratejik plandaki işler de  zaman aralığı verilerek planlanmalıdır.

Çalışma programı hazırlanırken plan yönetimi, çalışma grupları, destek  grupları ile iş birliği yapılır. Onların önceden hazırladıkları iş-çalışma programlarından  yararlanılır.

Çalışma programı öncesi tasarı çalışmaları yapılır. Plan sürecinde yapılacak  işler yazılır. Kendi içinde gruplandırılır veya öncelikli sıralanır. Bunların  birbirleri ile olan bağlantıları kurulur. (Mesela bir iş bitimine bağlı diğer iş.  Birlikte yürütülecek işler. Birbirinden bağımsız işler gibi) Daha sonra her  işin tamamlanacağı optimum süre konur. Programa başlayış-bitiş tarihi işlenir.  Çalışma programı tablo şeklinde yapılır. Tablonun ana bölümünde iş  grupları, açılımında yapılacak işler ve ayların (gerekirse haftalara) ayrılmış  sütunlar yer alır. Hangi iş ne zamanda başlayıp-bitecekse renkli bant ile  işaretlenir. Dışardan bakıldığında iş kalemlerinin akışı görülmüş olur.

Çalışma programındaki işler, yol haritasına uygun olarak sıralanır. Sıralamaya  bağlı olarak zaman akışı (başlama-bitiş tarihi) belirlenerek tabloda  yerini alır. İşler kendi içinde bütünlük veya grup oluşturduğundan gruba  giren işler alt alta sıralanır (mesela toplantılar birlikte değerlendirilir). Böyle  yaklaşılırsa iş kümeleri bir arada görülür. İş yönetimine hakim olunur.  İş-çalışma programının stratejik plan süreçlerine göre bölümlere ayrılarak  hazırlanması sonuç alıcı olur. Çalışma takvimi ana çatısını şöyle kurmalıyız.

  • 1.Hazırlık
  • Ön hazırlık
  • Kurumsal hazırlık
  • Planlama hazırlık
  • 2.Planlama yönetimi
  • Süreç yönetimi
  • 3.Plan Örgüsü
  • Durum analizi
  • Gelecek öngörüsü 
  • Plan yazımı 

Her başlığın altında süreç dediğimiz iş ve faaliyetler yazılır. Karşısındaki  zaman çizelgesine süresi işaretlenir.  Çalışma programı hazırlandıktan sonra veb tabanlı yapılarak ilgililerin  (planda görev alanların) bilgisine açılır. Programı plan yöneticisi yönetir.  Gerçekleşmeleri program üzerinde işaretler. Gecikmeleri takip eder.  Çalışma programı aylık ve günlük belirlendikten sonra bu sayısal program  eliyle zaman çizelgesine işlenir. Böylece günlük, haftalık, aylık program  elde edilmiş olur. Önceden uyarı sistemi ile iş ve faaliyetler aksamadan  yürütülür.