2.2.10.4.İletişim Ağı Kurmak

İletişim stratejik plan yapma projesinin can damarıdır. İletişim çok yönlü  ve karmaşık bir ağa benzemektedir. İletişimi sisteme bağlamak planlamanın  başarısını doğrudan etkiler. Karmaşık iletişim ağıyla yönetilemeyen iletişim  yerine planlanmış, yönetilen iletişime geçirilmelidir. Bunu sağlamak  için aşağıdaki çalışmalar yapılmalıdır:

  • Projeyi yürüten ekibin kendi arasındaki iletişim. Veb ortamında proje  ekibine ayrı ayrı e-posta adresi verilmeli, e-posta grubu oluşturulmalıdır.  Çalışma grupları arasında, iletişim (e-posta) grupları oluşturulmalıdır.  Grup içi yazışmalar, haberleşmeler, çağrılar, raporlamalar e-posta  yoluyla yapılmalıdır. Elde edilen ürünler bu kanalla sepete atılmalıdır.
  • Kurumlar arası işlemler ve iletişim. Kurumlar arası iş ve işlemler  kâğıtsız ortamda sağlanmalıdır. Hızlı ve yoğun evrak akışı, bilgi akışında  çok önemli kolaylık ve tasarruf sağlar. Kurumun önceden var olan  e-posta adresi de kullanılabilir.
  • Çalışma gruplarının iletişimi. Çalışma grupları oluşturulmalı ve her  grup üyesi salkım tanesi sistemiyle iletişim ağına bağlanmalıdır. Grup  içi iletişimi grup lideri yönetmelidir. Çalışma grupları arasında da benzer  iletişim ağları kurulmalıdır.
  • Dışa dönük iletişim. Plan yapım sürecinde taraflar, paydaşlar ile yararlanıcıların  plan yapımına katılmaları, çalışmalardan haberdar olmaları  için (Veb) yüzüyle iletişim zemini kurulmalıdır. İletişim adresleri  verilmeli, iletişimin olumlu, olumsuz neticeleri açıklanmalı, gelişmeler

rapor, grafik ve şekillerle gösterilmelidir. Yer yer anketler düzenlenerek  çalışmalara karşı tepkiler ölçülmelidir.  Dışa dönük olarak kurulmuş, iyi işleyen bir iletişim ağı, plan çalışmalarına  her zaman olumlu katkı sağlar. İletişim yoluyla insanlar kolaylıkla anlaşılır.  Stratejik planlama katılım destekli bir planlamadır. Katılımın temeli  iletişime dayanır. İletişim öte adıyla haberleşme ağı ve sistemi plana muhatap  bütün kesimleri kapsar. Öyle olunca bu kesimler gruplara ayrılarak  geliştirilen program üzerinden iletişim kurarlar.  Site içindeki bilgi dataları bir servis hizmeti sağlayan sunucuda tutulur.  Genellikle piyasada servis sağlayıcılar olsa da, bilgiler resmi nitelik taşıdığından  güvenli yerde tutulmalıdır. Yerel yönetimin kurumsal kapasitesine  göre datalar kurumda tutulabilir. Bilgilerin güvenliği çok önemlidir. Her  aşamada önlemler alınmalıdır.