2.2.9.Arşiv Kurmak - Oluşturmak

Arşiv her kurumun, projenin olduğu gibi, stratejik planı da hafızasıdır.  Geriye dönük veya ileriye dönük her türlü veri-bilgi için arşive başvururuz.  Onun için arşivde her işlem sonrası elde edilen-üretilen- gelen dokümanlarla  beslenmesi gerekir.

Arşiv ister kâğıttan fiziki olsun, ister sayısal olsun her zaman kullanılan  çalışan, canlı bir kaynaktır. Bu nedenle arşiv sorumlusu olmalı ve arama  programı kullanılarak arşiv oluşturulmalı ve yararlanılmalıdır.  Arşiv için arama, tarama programları geliştirilmeli ve kullanılmalıdır. Ayrıca,  arşivi yönetecek sorumlu kişi olmalıdır.

Arşivlerin yeni adı, veri-bilgi, depolama yönetme merkezi şeklindedir.  Arşiv, canlı, dinamik, giren çıkanı olan, sürekli biriken bir merkez niteliğindedir.  Arşiv kurumların olduğu gibi, planın da hafızasıdır. Yazı ve belgeler, sanal  dokümanlar arşiv programı geliştirilerek depolanır, kullanılır.  Arşivde veri-bilgiler depolanırken üç boyutta işlem yapılır.  1. Kâğıt üzerinden gelen veri-bilgi-belgeler kâğıt arşivi oluşturur. Genel-likle dosyalanarak tutulur.  2. Dışardan gelen ve içerde üretilen kâğıt veri-bilgi-belgeler taranarak  tarama arşiv oluşturulur.  3. Sanal ortamdan gelenler, taranan arşivler birleştirilerek sanal arşiv  oluşturulur.  Her üç arşiv de birbirinin aynı olmalıdır. Arama programları geliştirilerek  kolayca bulunmalıdır.  Arşivde yalnızca veri-bilgi-belgeler saklanmaz. Bunların dışında plan  sürecinde oluşan her türlü dokümanlar da saklanır. İhtiyaç hâlinde kullanılır.  Bunların arasında, yazılı görsel dokümanlar, basın-medya dokümanları,  CD-bellek tarzında gereçler, konuşma-söyleşi-anket-görüşme dokümanları,  tanıtım materyalleri, haritalar sayabiliriz.