2.2.8.Yazışma Sistemi Kurmak

Stratejik plan kararının verilmesinden bitene kadar kesintisiz yazışmalar  yapılır. Yazışmalar belge niteliğindedir, kurum arşivinde saklanır.  Plan kurumsal hazırlıkları yaparken ilk adımlarda yazışma sistemi kurulur.  Yazışma onayla ayrı bir plan birimi oluşturularak yapılır. Gelen-giden  yazılar bu büroda tutulur. Yazışmalar plan bürosunun logolu kâğıdı ile yapılır,  numara alınır.

Stratejik planlamanın can damarı yazışmalar ve iletişimdir. Yazışmalar  elektronik ortamda yapılmalıdır. Yazışmalar için programlar geliştirilmeli,  konuyu en iyi bilen pratik, yaratıcı kişiler görevlendirilmelidir. Yazışmalarda  resmi dil kullanılır. Yazışmalar ihtiyaca göre yabancı dille yapılabilir. Bu  konuda yabancı dil bilenden istifade edilir.

Plan süresince hem kâğıt üzerinde hem de sanal ortamda yazışmalar  yapılır, yürütülür. Sanal ortamdan gelen yazı ve belgeler kâğıda dönüşerek  sayı almalı ve arşivlenmelidir. Kâğıt üzerinden gelen yazı ve belgeler de  taranarak sanal ortamda tutulmalıdır.  Yazışmalar en fazla üç imza ile yürütülmelidir. İç ve dış kurumlara, yerlere  yazı yazabilmek için yetki devri ile imza yetkisi alınmalıdır. Yerel yönetim  üst yöneticisi yayınlayacağı bir genelge ile plan yazışmalarına, yardımcı  olunması duyurulmalıdır.