2.2.6.Araç- Gereç- Malzeme Hazırlık

Büro malzemeleri başta olmak üzere planlanan malzemeler, araç ve gereçler  temin edilmelidir. Seçilen malzemelerin yeni ve ergonomik olmasına  dikkat edilmelidir. Çalışma ortamının çalışma verimini artırdığı, artan verimle  planlamanın daha kolay, etkin yapılacağı tartışmasız kabul edilmelidir.  Stratejik planlama hazırlığında bilgi işlem nasıl sistemin damarları ise  araçlar da eli ayağı durumundadır. Çok geniş alanlara en kısa zamanda  ulaşabilmek, işi organize etmek, ekibi sevk etmek, araç-gereç, malzeme  naklinde kullanılmak üzere taşıt kullanımı zorunludur. Yerel idareler kendi  taşıtlarını kullanabilir, kurumlardan yararlanabilir. Hizmet alımı yoluyla da  taşıt kullanılabilir.  Taşıt kullanımında aşağıdaki hususlara önem verilmelidir

  • Taşıt bir işe, görevliye veya ekibe ayrılmalı.
  • Her taşıtı ancak bir görevli kullanmalı
  • Proje yöneticisi taşıt kullanım planı yapmalı
  • Taşıtların yakıt, arıza gibi sorunlarının çözümü için pratik yol ve yöntemler  geliştirilmeli
  • Taşıt birkaç işte kullanılacaksa kullanım planı ayrıntılı düzenlenmeli
  • İş planına bağlı olarak aylık, haftalık, günlük taşıt kullanım planı yapılmalı
  • Taşıt kullanımı mümkünse elektronik ortamda izlenmeli

Büro yönetimi bölümünde de değinildiği gibi; araç-gereç, malzemeler  tamamlanmadan planlamaya başlandığında malzeme eksikliği çalışanların  motivasyonunu bozmakta, gereksiz zaman ve iç gücü kaybına neden  olmaktadır. Mesela, bir günde temin edilecek büro gereçleri bir haftaya  sarkarsa, o gereçlere bağlı iş üretimi aksar.  Burada araç-gereç ve malzemelerin plan başarısını etkileyen bir faktör  olduğunu kabul etmeliyiz.

Malzemelerin tedariki, sevk ve idaresi elektronik ortamında, program  dahilinde yönetilmelidir. Dikkat edeceğimiz hususlar ise şunlar olmalıdır.

  • Bürokrasi oluşturmamak
  • Hem aşırı stok yapmamak hem de ihtiyaçtan az bulundurmamak
  • Bürolar arası veya ekipler arası malzeme kıskançlığına gitmemek
  • İhtiyaç duyulan malzemeyi paylaşmak
  • Kiralamak
  • Araç-gereç ve malzemelerin bakım onarımını önceden planlamak. 
  • Malzemelerin ilgili kişilere zimmetlenerek korunmasını sağlamak