Arama toplantıları

3.1.7. ARAMA TOPLANTILARI

Plan çalışmalarında en önemli çabaların başında toplantılar gelir. Toplantılar, 
toplantı yönetim tekniğine göre yapılmalıdır. Hangi amaç için yapılacaksa 
o konuya uygun toplantı tekniği kullanılmalıdır. Toplantılar yalnızca 
hazırlık aşamasında yapılmaz. Plan sonuçlanıncaya dek her aşamada, 
ihtiyaca göre, teknikler kullanılarak yapılır. Toplantının özellikleri şöyledir.

1. Toplantı mutlaka yöneticinin başkanlığında yapılmalı 
2. Toplantı gündemi, konusu, katılacaklar, toplantı yeri ve saati önceden 
taraflara kolayca ulaşacak şekilde bildirilmeli 
3. Toplantıya taraflar hazırlanarak gelecekse, hazırlanmaları için süre verilmeli 
4. Toplantıya katılanlar kayıt altına alınmalı 
5. Toplantı mutlaka tutanağa bağlanmalı, sonuçlar katılanlara iletilmeli, 
gerekiyorsa dosyalanmalı 
6. Toplantıda her türlü bilgi teknolojilerinden yararlanılmalı (bilgisayar, 
sunum cihazı, kayıt cihazları, kamera vb.) 
7. Toplantı zamanı planlanmalı, toplantı öncesi katılanlara duyurulmalı 
8. Toplantıda sonuç alıcı teknikler kullanılmalı

Toplantıyı yöneten, toplantının hangi kategoriye gireceğini önceden 
tespit ederek tekniğini ona göre hazırlamalıdır. Toplantı sonrası katılımcılar 
kendilerini planın sahibi görmelidir.

Aslında stratejik planlama yapımı sürecinde her toplantı bir atölye çalışmasıdır. 
Her toplantıda elde edilen birikim çoğalarak planın omurgasını 
oluşturur. Toplantı esnasında üretilen her bilgi, fikir dikkate değer kabul 
edilerek kayıt altına alınmalıdır.

Stratejik planlama hazırlık aşamasında arama konferansı yararlı iken, 
ilerleyen aşamalarda farklı toplantı teknikleri kullanımına ihtiyaç duyurulur. 
Tekrar etmekte yarar var. Toplantılara hazırlıklı gelmek esastır. Toplantılar 
önceden planlanır. Gündemli yapılır. Toplantıda konuşulanlar kayıt altına 
alınır. Toplantı raporu hazırlanır. İlgililer notlar alır. Sonuçlar plan verileri 
olarak kullanılır.

Planlama sürecinin bütün safhalarında da toplantının vazgeçilmez unsur 
ve önemli bir araçtır. Planlama süreci boyunca yapılacak toplantıları 
dört çeşit kabul ederek sıralayalım.

Çalışma Toplantıları

Daha çok plan yapım ekiplerinin, çalışma gruplarının veya katılımcıların 
uzmanlık düzeyinde yaptığı toplantılardır. Bunlar iç toplantılar sayılır. 
Kamuoyuna kapalı, tamamen tekniğe ve işe yönelik toplantılardır. Toplantılarda 
ihtiyaç duyulan toplantı teknikleri kullanılır.

Karar Toplantıları

Bu toplantılar plan yapım sırasında ihtiyaç duyulan kararları almaya hem 
de planın omurgasını oluşturan stratejilerin belirlenmesine yönelik toplantılardır. 
Toplantıya teknik taraflar (ekip ve uzmanlar) ve ilgililer katılır. 
Gündem taşılmadan karar almaya çalışılır. Karar toplantıları uzun ve yorucudur. 
Amaca ulaşmak yeni karar alabilmek için önceden hazırlık gerekir. 
Karar toplantılarında karar almaya yönelik toplantı yöntemleri uygulanır.

Bilgi ve İletişim Toplantıları

Plan yapım sürecinde sık sık yapılır. Ortakları, paydaşları tarafları veya 
kamuoyunu aydınlatmak, kamuoyunun nabzını tutmak, eğilimleri belirlemek 
amacı ile yapılır. Bu toplantıdan beklenen amacın gerçekleşmesi için 
en etkin ve verimli toplantı tekniği ile yapılması gerekir.

Toplantılara önceden hazırlanılmalı, gündem belirlenmeli, çeşitli teknik 
ve usuller kullanılarak amaca ulaşılmalıdır. Toplantılar kayıt altına alınarak 
oluşan eğilimler ortaya çıkarılmalıdır.

Bilgilendirme toplantıları aynı zamanda tartışmaların en çok yapıldığı 
toplantılardır. Başta yönetici ve görevlilerinin disiplin içerisinde toplantıyı 
sevk ve idare etmesi gerekir. 
Tanıtım Toplantıları 
Stratejik planlamanın halka açık şeffaf yapılması planlamanın özü gereğidir. 
Bu nedenle belli aralıklarla kamuoyuna yönelik tanıtım toplantıları 
yapılmalıdır. Böylesi toplantılara medya toplantıları da denir. Toplantının 
amacı toplantıya katılanları bilgilendirmekten çok medya yoluyla topluma 
mesaj vermektir. 
Medya toplantıları gündemli olmalı, çalışmalarda gelinen noktalar ve 
yapılan faaliyetler net olarak anlatılmalıdır. Medya toplantılarına üst yöneticiler 
de katılmalı, kamuoyunda sinerji yaratacak tutum ve davranışlar ile 
kararlılık sergilenmelidir.

Stratejik plan toplantı ile başlar, toplantı ile biter diyebiliriz. Planın toplantılar 
üzerinden yürütülüşü ortak aklı bulmak ve katılımı sağlamak içindir. 
Aksini yaparsak, uzmanların hazırladığı plan raporunu yönetim onaylar. 
Ama stratejik plan olmaz.

Stratejik planlar çoklu düşünme, tartışma, araştırma ve karar alma üzerine 
kurulur. Bunu gerçekleştirmenin yolu da toplantı ortamlarıdır. Toplantılar 
planın önünü açtığı gibi, plana tuzak da olurlar.

Şimdiye kadar yapılan planlarda, toplantılardan kaçınma eğilimi gözlenmektedir. 
Toplantılar iyi planlandığı, tekniklerine uygun yönetildiği 
takdirde fayda sağlamaktadır.

Demek ki toplantı planlaması, toplantı programı, teknikler seçimi ve uygulanması 
önem kazanıyor. Önemli olan toplantının kendisi değil, üretimi 
ve sonucudur. Bu da planlamasız olmaz.

Her toplantı ayrı ayrı analiz edilmelidir. İlgililerce atölye çalışma yapılmalıdır. 
Üretimler çalışılan konunun havuzunda tutularak değerlendirilir.

Toplantı sonrası atölye çalışması ciddi bir çalışmadır. Ortaya konan birikimlerin 
amaç ve mesajlarından sapmadan ayıklama yapmak, elemek, sistemleştirmek, 
planın istediği formatlara dönüştürmek atölye çalışmasıdır.

Plan ekipleri yöntem-teknikler kullanırlar, bilgi teknolojilerinden yararlanır. 
Toplantının gündemi, amacı, beklenen çıktılar önceden öngörülerek 
hazırlık yapılır. Bazen bir toplantıda birden çok çıktı hedeflenir ve alınmaya 
çalışılır. Toplantı kılavuz tablosundan yararlanılmalıdır.

Arama toplantılarına bütün olarak bakmalıyız. Tepeden bakıldığında 
yapılan toplantılar, üç adımda toplanır. Bunlar; durumu analiz etmek, sorunu 
çözmek, strateji oluşturmak adımlarıdır.

Bu çalışmalar yani arama toplantıları adımları tıpkı bir doktorun koyduğu 
teşhis, tedavi ve tedbir usullerine benzer. Yerel yönetim de doktor gibi, 
yerel alanda iyileşme ister. Bunu da stratejik plan eliyle yapar. 
Arama toplantılarında en yoğun ve önemli olanları plan yapım toplantılarıdır. 
Bu toplantılardan elde edilen görüşme, tartışma, üretmeye dayalı 
her türlü bilgiler toparlanarak toplantı sonuç raporlarına dönüştürülür. 
Toplantılarda üretilen görüş ve öneriler düzenlenerek başlıklar halinde 
toplantı dosyasına eklenir. Her toplantının sonucunda oluşan üretimler 
planın ilgili bölümlerinde kullanılmak üzere analiz edilir.

Burada her toplantının analiz usullerini detaylı açıklamak plan yapımcısına 
fayda sağlamaz. Onun yerine toplantı sonuçlarını plancının yönlendirilmesi 
daha doğru olacaktır. Her toplantı analizleriyle oluşan bilgiler planın 
ilgili bölümlerinde kullanılmak üzere veri olarak elde tutulur.

Plan yapım sürecinde sık sık toplantılar yapılır. Toplantılarda amaca uygun 
teknikler kullanılır. Plancı buna uyacağı gibi kendisi de toplantı sonuçlarının 
ihtiyaç duyduğu plan bölümlerinde kullanmasına karar verir. 
Aşağıda plan yapım sürecinde uygulanan toplantılara bakalım.